- Eine Projektcharta dient als kompakter Überblick über das bevorstehende Projekt.
- Eine Charta ist ein wichtiges Dokument, das den Leuten hilft, die verschiedenen Rollen innerhalb des Projekts kennenzulernen.
- Projektchartas ermöglichen es Teams, die Schlüsselbereiche zu verstehen, auf die sie sich konzentrieren müssen, um ihre Projektziele zu erreichen.
Fakten und Expertenanalyse zur Bedeutung und zum Zweck der Projektcharta:
- Verwenden Sie Vorlagen:Neue und unerfahrene Projektmanager sollten für den Einstieg eine Projektauftragsvorlage verwenden, die auf vielen führenden Projektmanagement-Softwareplattformen angeboten wird.
- Genehmigung einholen:Um die bestmögliche Charta zu erstellen, lassen Sie sie von einer zweiten Person durchsehen, bevor Sie sie Ihrem Team weitergeben.
- Denken Sie nicht zu viel darüber nach:Ein Projektauftrag sollte als sachliches Dokument dienen und nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Bei der Entwicklung eines detaillierten Projektplans können Sie mehr Zeit für Strategien aufwenden.
Die beste Projektmanagementsoftware kann zwar bei der täglichen Verwaltung eines Projekts helfen, doch ein Projektauftrag dient als Ausgangspunkt für dessen Erfolg. Wenn Sie nicht sicher sind, was Projektaufträge sind und welche Rolle sie in einem Projektzeitplan spielen, machen Sie sich keine Sorgen – wir erklären Ihnen alles in unserem Leitfaden „Was ist ein Projektauftrag?“.
Wir definieren nicht nur, was ein Projektauftrag ist, sondern zeigen Ihnen auch die besten Vorgehensweisen zum Erstellen und Implementieren eines solchen Auftrags, um Ihrem Projekt die besten Erfolgschancen zu geben. Wir erklären auch alle Elemente, die in ein Projektauftragsdokument einfließen, und skizzieren, wie es Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen kann.
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Definition: Was ist eine Projektcharta?
Ein Projektauftrag ist ein formelles Dokument, das wichtige Details zu einem bevorstehenden Projekt enthält. Projektmanager neigen dazu, Projektaufträge zu erstellen, da sie die wichtigsten Projektziele umreißen und die wichtigsten Projektbeteiligten auflisten.
Beliebte Projektmanagement-Softwareplattformen wie
monday.com bietet Vorlagen für Projektcharter.
Das ist jedoch nicht alles, was das Dokument enthält. Im Folgenden erklären wir, welche Rolle die Charta im Projektmanagement spielt und warum es so wichtig ist, sie richtig zu gestalten.
Was ist eine Projektcharta im Projektmanagement?
Um sicherzustellen, dass die Projektziele erreicht werden, muss ein Projektmanager mehrere Faktoren berücksichtigen. Neben den täglichen Aufgaben ist es wichtig, den Projektumfang und die Ausgaben zu verwalten, um zu verhindern, dass der Umfang zunimmt, und zu klären, wer die wichtigsten Ansprechpartner im Projekt sind.
Einfach ausgedrückt ist eine Projektcharta eine Übersicht, die erklärt, warum ein Projekt durchgeführt wird und was seine wichtigsten Ergebnisse sind – sie dient allen Beteiligten als erste Orientierung. Viele verwechseln sie mit einem Projektplan, aber es ist nicht dasselbe. Wir werden die Unterschiede im nächsten Abschnitt erläutern.
Projektcharta vs. Projektplan
Obwohl ein Projektauftrag unter die Projektplanung fällt, unterscheidet er sich von einem Projektplanungsdokument. Ein Projektplan geht detaillierter darauf ein, wie Sie ein Projekt abschließen. Es umfasst die wichtigsten täglichen Aufgaben und Strategien, wie Sie die notwendige Arbeit erledigen können, um Ihre Ziele zu erreichen.
Ein Projektauftrag gibt einen Überblick über ein bevorstehendes Projekt und geht ins Detail.
Der Projektplan geht auf Einzelheiten wie Projektmeilensteine und wichtige Fristen ein. Sie finden auch weitere Einzelheiten zum Projektzeitplan und erfahren, wie Sie den Zeitplan in einem Projektplan einhalten. Mit anderen Worten, ein Die Projektcharta ist eine Übersicht darüber, was Sie tun müssen und warumwährend ein Der Projektplan beschreibt, wie Sie vorgehen werden.
Zweck einer Projektcharta: Wofür wird sie verwendet?
Bei der Übernahme eines neuen Projekts gibt es so viele Dinge zu beachten, dass Sie sich vielleicht fragen, ob Sie nicht einfach auf die Erstellung eines Projektauftrags verzichten können. So einfach sie auch erscheinen mögen, solide Projektaufträge geben Ihrem Team den bestmöglichen Start und erhöhen die Chance auf einen Projekterfolg. Hier erfahren Sie, warum Sie sie brauchen.
- Sie benötigen Projektchartas, um den Zweck eines Projekts zu erläutern und mitzuteilen, was nach dem Projektbeginn zu erwarten ist.
- Projektchartas helfen dabei, den Umfang eines Projekts zu definieren. Das heißt, sie setzen Grenzen innerhalb Ihres Projekts, um den Teams dabei zu helfen, auf Kurs zu bleiben.
- In einer Projektcharta werden die Projektbudgets dargelegt.
- Mit einem Projektauftrag legen Projektmanager einen groben Zeitplan für den Beginn und die Fertigstellung eines Projekts fest.
- Wenn Sie einen Projektauftrag erstellen, ist es wichtig, alle wichtigen Beteiligten einzubeziehen, ggf. auch einen Projektsponsor. Sie können diese Informationen verwenden, um relevante Ansprechpartner und deren Kontaktdaten anzugeben.
Elemente der Projektcharta
In diesem Abschnitt untersuchen wir die spezifischen Elemente einer Projektcharta. Alle diese Elemente sind wichtig und sollten in Ihrer Charta enthalten sein.
Projekttitel
So einfach es auch klingen mag, Ihr Projekt braucht einen Namen. Er sollte klar, prägnant und leicht zu merken sein. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie im Projektportfoliomanagement arbeiten, da es dabei hilft, Ihren Projektauftrag für jedes Projekt zu differenzieren.
Wenn Sie beispielsweise an einem Designprojekt für das Branding eines Unternehmens arbeiten, könnten Sie es einfach „[company name] Business-Branding-Design-Projekt.“ Dieser Name ist eindeutig und lässt jeden wissen, worum es bei dem Projekt geht und wer daran beteiligt ist.
Projektziele
Projektziele sind einfach die Dinge, die Sie im Laufe des Projekts erreichen möchten. Sie helfen Ihrem Team, das Endziel am besten zu verstehen, was ihm wiederum hilft, den besten Weg zu finden, um dieses Ziel zu erreichen.
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das ein Produkt entwickelt, besteht Ihr Ziel möglicherweise darin, ein Produkt zu entwerfen und zu bauen, das zur Markteinführung bereit ist. Mithilfe der Projektcharta können Sie eine Strategie entwickeln, die die wichtigsten Teammitglieder, ihre Rollen und einen Zeitplan auflistet, damit Sie Ihre Ziele verwirklichen können.
Projektumfang
Der Projektumfang ist eine Übersicht darüber, was Sie tun müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Es sollte sich dabei nicht um eine vollständige Aufschlüsselung der Aufgaben oder Ausgaben handeln, sondern um kurze Einzelheiten der bevorstehenden Arbeit.
Wenn Ihr Bauunternehmen beispielsweise an einem neuen Projekt arbeitet, kann Ihr Aufgabenumfang Aufgaben wie die Entwicklung des Grundrisses, die Durchführung einer laufenden Risikobewertung, die Beschaffung von Baumaterialien und den Bau des neuen Gebäudes umfassen. Viele weitere Projektanforderungen werden in Form von Unteraufgaben anfallen, und Sie können diese für Ihren detaillierteren Projektplan reservieren.
Budgets
Der Budgetteil Ihrer Projektcharta ist ganz einfach. Sie müssen dokumentieren, wie viel Kapital Sie in Ihr Projekt investieren müssen. Sie können andere Dokumente verwenden, um detailliert darzulegen, wie Sie Ihre Mittel während des gesamten Projekts einsetzen möchten. Weitere Informationen zur Budgetierung finden Sie in unserem Leitfaden zu Finanzen im Projektmanagement.
Zeitleisten
Wie das Budget ist dies ein grundlegender Eintrag. Geben Sie klar an, wann das Projekt beginnt und wann Sie voraussichtlich mit der Fertigstellung der Arbeiten rechnen. Denken Sie daran, dass dies kein Platz für Meilensteine oder andere Fristen für bestimmte Aufgaben ist, die Sie in einem Gantt-Diagramm eintragen würden. Es handelt sich um einen allgemeinen Projektzeitplan, der allen mitteilt, wie lange sie voraussichtlich an dem Projekt arbeiten werden.
Warum ist eine Projektcharta wichtig?
Stellen wir uns einmal vor, Sie entscheiden sich, keinen Projektauftrag zu erstellen. Stattdessen bitten Sie Ihr Projektteam, sich kopfüber in ein Projekt zu stürzen, ohne ihm einen Bezugspunkt dafür zu geben, warum es diese Arbeit macht. Im Folgenden finden Sie einige mögliche Konsequenzen dieses Ansatzes sowie Gründe, warum die Verwendung eines Projektauftrags Ihnen dabei hilft, Ihr Projekt erfolgreich zu gestalten.
Projektchartas helfen, Unsicherheit zu vermeiden
Unsicherheit innerhalb des Projektteams ist ein todsicherer Weg, Ihr Projekt zu verlangsamen. Ohne eine gewisse Detailliertheit der Projektziele ist es schwierig, Ihr Team für Ihre Ziele zu gewinnen. Projektteammitglieder, die nicht in ein Projekt involviert sind, sind möglicherweise weniger produktiv, als Sie es sich wünschen.
Chartas verbessern die Kommunikation
Indem Sie die Projektbeteiligten in Ihre Projektcharta einbeziehen, kennt Ihr Team die Rolle jedes Einzelnen und weiß, wen es kontaktieren muss, wenn es Unterstützung benötigt. Undefinierte Rollen und fehlende Kontaktinformationen können eine effektive Kommunikation behindern, was nur zu Hindernissen innerhalb Ihres Projekts führt.
Charter helfen, Scope Creep zu minimieren
Projekte können unvorhersehbar sein und es kommt häufig vor, dass der Umfang schleichend zunimmt, was bedeutet, dass die Anforderungen des Projekts mit der Zeit zunehmen. Mehrarbeit kann zu verpassten Terminen, zu hohen Ausgaben und manchmal zum Scheitern des Projekts führen. Da ein Projektauftrag einen Projektumfang enthält, bietet er den besten Überblick über Ihre Grenzen und hilft Ihnen, diese einzuhalten.
Projektchartas ermöglichen Ihnen die Einhaltung eines Budgets
Ein erfolgreiches Projekt ist eines, das im Rahmen des Budgets bleibt. Manchmal übersteigen die Ausgaben jedoch die Erwartungen und die finanziellen Ressourcen werden stärker beansprucht als gewünscht. Da ein Projektauftrag das Budget umreißt, hilft er Ihnen, die Kontrolle über die Firmenkreditkarte zu bewahren.
Eine starke Projektcharta weckt Erwartungen
Obwohl ein Projektmanagementplan ausführlich auf Fristen und Meilensteine eingeht, bieten Projektchartas dennoch eine Erwartung, wie lange ein Projekt dauern wird. Dies hilft dem Team, sich mental auf die bevorstehende Arbeit vorzubereiten, da es ungefähr weiß, wie viel Zeit und Fachwissen es in ein bestimmtes Projekt investieren wird.
So erstellen Sie eine Projektcharta
Wenn Sie ein neuer Projektmanager sind und Ihren ersten Projektauftrag noch nicht erstellt haben, finden Sie unten einige einfache Schritte zum Erstellen Ihres eigenen Projektauftrags. Auch wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind, können Sie diese Schritte verwenden, um Ihre Projektdokumentation zu verbessern.
1. Halten Sie es einfach
Machen Sie Ihren Projektauftrag nicht zu kompliziert. Denken Sie daran, dass er dazu dient, die Ziele Ihres Projekts klar zu umreißen. Vermeiden Sie Fachjargon oder schwer verständliche Sprache und halten Sie sich kurz. Zu viel Text führt wahrscheinlich dazu, dass wertvolle Informationen übersehen werden. Beschränken Sie sich bei der Angabe der Projektdetails auf das Wesentliche.
2. Verwenden Sie eine Vorlage
Wenn Sie zum ersten Mal eine Charta erstellen, sollten Sie sich eine robuste Vorlage als Orientierungshilfe suchen. Sie finden problemlos kostenlose Vorlagen für Projektchartas im Internet – vielleicht finden Sie sogar eine in der von Ihnen verwendeten Projektmanagementsoftware. Fragen Sie auch bei Ihrem Unternehmen nach, ob dort möglicherweise bereits eine interne Vorlage für Projektchartas vorhanden ist, die Ihnen gefällt.
3. Gehen Sie digital
Es ist immer eine gute Idee, Projektdokumente in einem digitalen Format aufzubewahren, da es einfacher ist, sie zu sichern und das Risiko eines Verlusts zu verringern. In unserer Remote-Welt können Sie so auch problemlos Dokumente teilen und wichtige Stakeholder einbeziehen, mit denen Sie remote zusammenarbeiten. Sie können die besten Cloud-Speicherdienste oder Projektmanagementsoftware verwenden, um Ihre Dokumente zu erstellen.
4. Abschnitte erstellen
Obwohl ein Projektauftrag kurz gehalten sein sollte, muss er dennoch viele Informationen enthalten. Teilen Sie die wichtigsten Punkte in verschiedene Überschriften auf, damit die Leute die benötigten Details leicht finden können. Eine Überschrift könnte beispielsweise lauten: Projektbudget und ein anderer könnte sein Projektsponsoren. Durch eine bessere Organisation des Dokuments kann der Leser den Inhalt der Charta besser verarbeiten.
5. Überprüfen Sie es, dann überprüfen Sie es noch einmal
Bevor Sie den Projektauftrag an die entsprechenden Teammitglieder senden, vergewissern Sie sich, dass alle Angaben korrekt sind. Für Projektmanager ist es auch von Vorteil, wenn sie jemand anderen bitten, das Dokument zu überprüfen. Dies könnte Ihr Vorgesetzter oder jemand sein, der mit Ihnen zusammenarbeitet. Überprüfen Sie die Organisationsstruktur Ihres Unternehmens, um zu entscheiden, wen Sie fragen müssen – ein zweites Paar Augen ist immer hilfreich.
Beispiele für Projektchartas
Damit Sie die Rolle eines Projektauftrags besser verstehen, finden Sie unten einige Beispiele aus der Praxis, wie Sie ihn nutzen können. Auch wenn die Beispiele möglicherweise nicht auf Ihre Branche zutreffen, ist ihre Struktur unabhängig vom Sektor übertragbar.
Projektauftrag Beispiel 1: Projektauftrag für ein Innenarchitekturunternehmen
Projekttitel:Umbauprojekt SoHo House London
Projektzweck:Umfassende Neugestaltung und Innenausstattung des SoHo House.
Projektziele:
- Entwerfen Sie ein völlig neues Interieur und holen Sie die Zustimmung des Kunden ein.
- Installieren Sie das neue Design innerhalb der erforderlichen Frist.
- Sichern Sie sich weitere Verträge für andere SoHo House-Standorte.
Projektumfang:
- Grafikdesigner müssen Designs für Büros, Konferenzräume und Küchen erstellen.
- Wir müssen Möbel für die gesamten Räumlichkeiten entwerfen.
- Unsere Vertragspartner werden die Räumlichkeiten dekorieren und Möbelstücke bauen.
Interessensgruppen:
- SoHo House-Site-Managementteam
- Grafikdesigner
- Bauleitungsteam
Budget:85.000 US-Dollar
Zeitleiste:1. Juli 2024 bis 1. März 2025
Erfolgsmetriken:
- Kann die Designgenehmigung mit nicht mehr als zwei Überarbeitungsanfragen erhalten.
- Die Produkte werden ohne Produktionsverzögerungen gebaut.
- Beauftragt, andere Immobilien im SoHo House-Portfolio umzugestalten.
Projektrisiken:
- Es kann zu Verzögerungen bei der Herstellung von Möbelstücken kommen.
- Kann mich nicht auf das endgültige Design einigen.
Projektcharta-Beispiel 2: Produkteinführung für DG Sneakers
Projekttitel: Produkteinführung von DG Sneakers
Projektzweck:Um die Markteinführung der neusten Sneaker der DG-Linie erfolgreich zu vermarkten.
Projektziele:
- Erstellen Sie eine erfolgreiche Marketingkampagne in sozialen Medien und Google Ads.
- Helfen Sie DG Sneakers mithilfe der Marketingkampagne dabei, seine Verkaufsziele zu erreichen.
- Helfen Sie gleichzeitig DG Sneakers, seine Präsenz in den sozialen Medien auszubauen.
Projektumfang:
- Entwerfen Sie Online-Materialien in unterschiedlichen Formaten für bestimmte Plattformen.
- Verteilen Sie das Projektbudget auf verschiedene Plattformen und investieren Sie die Mittel entsprechend.
- Fördern Sie die soziale Interaktion online, um eine Anhängerschaft aufzubauen.
- Ordnen Sie Sneakers High-End-Einflüssen zu.
- Führen Sie eine kontinuierliche Überprüfung der Kennzahlen durch, um sicherzustellen, dass die Marketingausgaben den besten Nutzen bringen.
Interessensgruppen:
- DG-Sneakers
- Soziale Influencer
- Designer
Budget: 150.000 US-Dollar
Zeitleiste:1. September 2024 bis 1. Januar 2025
Erfolgsmetriken:
- DG Sneakers genehmigt Marketingmaterialien.
- Das Onboarding wichtiger Influencer wird erfolgreich gemeistert.
- Kann Verkaufsziele erreichen oder übertreffen.
Projektrisiken:
- Keine Einigung über das Marketingdesign möglich, was die Markteinführung möglicherweise verzögert.
- Es werden Gelder für Anzeigen ausgegeben, ohne dass die angestrebte Rendite erzielt wird.
- Social Influencer erklären sich nicht bereit, bei der Werbung für das Produkt mitzuhelfen.
Projektcharta-Vorlage
ClickUp bietet eine Reihe von Vorlagen für Projektmanagement-Chartas an.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Vorlage für eine Projektcharta zu finden, machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben einige Nachforschungen angestellt und es gibt viele Optionen. Unter den folgenden Links finden Sie einige Vorlagen, die wir empfehlen. Wir sind sicher, dass sie Ihnen helfen werden, die beste Projektcharta zu erstellen. Sie sind in verschiedenen Formaten verfügbar, darunter eine Beispiel-PDF- und eine Excel-Datei.
Abschließende Gedanken
Wir gehen davon aus, dass Sie jetzt über alle erforderlichen Kenntnisse verfügen, um mit der Implementierung von Projektaufträgen in Ihren Arbeitsablauf zu beginnen. Denken Sie daran: Wenn Sie ein neuer Projektmanager sind, nutzen Sie die oben genannten Vorlagen und versuchen Sie, mit zunehmender Erfahrung Ihre eigenen zu erstellen. Sie können sich auch unsere monday.com-Bewertung und ClickUp-Bewertung ansehen, um zu sehen, was diese Plattformen über Vorlagen hinaus bieten.
Fanden Sie diesen Leitfaden hilfreich? Welche anderen Aspekte des Projektmanagements möchten Sie von uns erklärt bekommen? Welches ist Ihr bevorzugtes Tool zur Projektdokumentation? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Danke fürs Lesen.
FAQ: Definition des Projektauftrags
- Was versteht man unter einer Projektcharta?
Eine Projektcharta ist ein formelles Dokument, das den Zweck eines Projekts, die beteiligten Personen und seine wichtigsten Ziele umreißt.
- Was sind die 5 Komponenten einer Projektcharta?
Die Elemente einer Projektcharta sind Überblick, Umfang, Zeitplan, Budget und Stakeholder. Einige Chartas beinhalten auch potenzielle Risiken; dies hängt jedoch vom Projektmanager ab, der die Charta für das jeweilige Projekt schreibt.
- Was ist der Hauptzweck einer Projektcharta?
Mithilfe einer Projektcharta können Teams die Motivation für ein bestimmtes Projekt, seine Kernziele und seine wichtigsten Stakeholder verstehen.
- Was ist der Unterschied zwischen einem Projektplan und einer Projektcharta?
Ein Projektplan bietet mehr Details darüber, wie Teams ein Projekt angehen und abschließen. Er skizziert Strategien für die Erledigung von Aufgaben und hebt Meilensteine und Fristen hervor. Eine Projektcharta gibt einen besseren Überblick darüber, warum ein Projekt durchgeführt wird und was sein Ziel ist.
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