- Mithilfe der Stakeholder-Analyse können Projektmanager die wichtigsten Stakeholder identifizieren, die Einfluss auf ein Projekt haben, Macht darüber ausüben oder Input zu diesem geben können.
- Die Bestimmung der wichtigsten Stakeholder und ihres Einflusses führt zu einer stärkeren Akzeptanz, besseren Kommunikation, höheren Produktqualität und positiveren Projektergebnissen.
- Der Analyseprozess umfasst im Allgemeinen vier Schritte: Identifizierung der Stakeholder, Stakeholder-Mapping, Einbindung der Stakeholder und Verständnis der Stakeholder. Dies kann jedoch je nach Projekt und Unternehmen variieren.
Fakten und Expertenanalysen zur Stakeholderanalyse im Projektmanagement:
- Kommunikationstrends: Eine Umfrage aus dem Jahr 2022 ergab, dass 62 % der Produktmanager Meetings abhalten, um internen Stakeholdern Informationen zu präsentieren, aber nur 14 % Einzelgespräche mit den Stakeholdern führen. Darüber hinaus verweisen 11 % die Stakeholder auf Roadmaps und 10 % erstellen auf Anfrage Ad-hoc-Dokumentation. 1
- Kommunikationseinstellungen: Dieselbe Umfrage ergab, dass 45 % der Produktmanager gerne persönliche Treffen durchführen würden, 35 % interne Stakeholder auf Projekt-Roadmaps hinweisen würden, 10 % Einzelgespräche führen möchten und 6 % auf Anfrage Dokumente erstellen würden. 1
- Methoden: Die Stakeholder-Analyse ist ein wesentlicher Teil des Projektmanagements für diejenigen, die traditionelle Methoden wie Waterfall, PRINCE2 oder Critical Path verwenden, und für diejenigen, die Agile-Frameworks wie Scrum oder Kanban nutzen.
Das Erstellen von Projektchartas vor Projektbeginn ist einer der wichtigsten Schritte, die ein Projektmanager unternehmen kann, um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen. Ebenso wichtig ist jedoch der weniger beachtete Prozess der Stakeholder-Analyse. Dieser Prozess kann die Abstimmung im Team sicherstellen und kann auf vielen der besten Projektmanagement-Softwareplattformen durchgeführt werden.
Eine ordnungsgemäße Stakeholder-Analyse stellt sicher, dass Projektmanager, Scrum-Master und Produktbesitzer die Projektbeteiligten und ihren Einfluss verstehen, bevor ein Projekt beginnt. Es mag trivial erscheinen, aber wenn man die Motivationen, Bedürfnisse und Wünsche interner und externer Stakeholder nicht versteht, kann das ein Projekt schnell in die Knie zwingen.
In diesem Leitfaden zur Stakeholder-Analyse erfahren Sie mehr über die Arten von Stakeholdern, mit denen Sie interagieren, und über die vier Schritte der Stakeholder-Analyse. Sie erfahren auch Methoden zur Stakeholder-Analyse und warum es wichtig ist, Ihre Stakeholder kennenzulernen. Wenn Sie nach einem umfassenderen Überblick suchen, könnte unser Artikel über die Merkmale des Projektmanagements genau das Richtige für Sie sein.
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Was ist eine Stakeholder-Analyse?
Bei der Stakeholderanalyse werden alle internen und externen Personen identifiziert, die an einem Projekt beteiligt sind oder davon betroffen sind, bevor mit der Arbeit am Projekt begonnen wird. Als Projektmanager, Scrum-Master oder Produktinhaber sollten Sie die wichtigsten Stakeholder nach Beteiligungsgrad, Interesse am Projekt und Einflussebenen gruppieren und dann festlegen, wie Sie mit ihnen kommunizieren.
Mithilfe von Stakeholder-Analysetools wie dem Power-Interest-Grid können Sie Stakeholder effizient kategorisieren.
Nach der Identifizierung der Stakeholder und der Durchführung einer Stakeholderanalyse können Projektmanager bestimmen, wer einbezogen werden muss, wie oft kommuniziert werden soll und welche Informationen weitergegeben werden sollen. Bei korrekter Durchführung kann der Stakeholderanalyseprozess die Zustimmung und Unterstützung während des gesamten Projektlebenszyklus erhöhen.
Theorie der Stakeholder-Analyse
Wenn Sie sich mit Stakeholder-Analysen befassen, werden Sie wahrscheinlich auf die Stakeholder-Analyse-Theorie stoßen. Diese Theorie, die erstmals 1984 aufkam, besagt, dass Unternehmen allen Mitarbeitern, Investoren, Lieferanten und anderen beteiligten Parteien einen Mehrwert bieten sollten, anstatt nur den Aktionären den Vorzug zu geben.
Die Theorie ist seitdem zu einem wichtigen Thema in der Wirtschaftsethik geworden. Viele vertreten die Ansicht, dass der Shareholder Value nicht das Hauptziel der Unternehmensführung sein sollte, da eine Maximierung auf Kosten aller anderen einfach nicht nachhaltig ist.
Die vier Stakeholder-Typen
Die Art der wichtigen Stakeholder, mit denen Sie interagieren, hängt von den Organisationsstrukturen des Unternehmens und der Art des Projekts selbst ab. Unabhängig von diesen Faktoren gibt es jedoch im Allgemeinen vier Arten von Stakeholdern, die geschäftliche Interessen an einem Projekt haben. Dies sind:
- Influencer: Zu dieser Gruppe gehören diejenigen, die Entscheidungen beeinflussen und möglicherweise die Richtung eines Projekts ändern können. Sie könnten auf Einflussnehmer aus Gewerkschaften oder Lobbygruppen treffen, oder es könnten Personen in Ihrem Unternehmen sein, die dem Projekt stark zustimmen oder es ablehnen.
- Führung: Zu dieser Gruppe von Stakeholdern gehören Firmeninhaber, Führungskräfte, Vorstandsmitglieder, Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer. Sie sind in der Regel sehr daran interessiert, wie ein Projekt durchgeführt wird, welche Prozesse verwendet werden und wie die Gesamtqualität des Projekts ist. Sie sind auch die Gruppe, die während des Projekts am ehesten Anleitung und Rat bietet.
- Anbieter: Zu dieser Kategorie gehören Auftragnehmer, Lieferanten, Zeitarbeitsfirmen und alle anderen, die Ressourcen für das Projekt bereitstellen. Diese Gruppe interessiert sich im Allgemeinen für die finanzielle Seite des Projekts, Gesundheit und Sicherheit, Ressourcenzuweisung und wie sie die Projektprozesse und -abläufe direkt beeinflussen können.
- Benutzer: Diese Gruppe besteht aus Personen, die die während des Projekts erstellten Produkte und Dienstleistungen nutzen werden. Sie möchten regelmäßig über den Projektfortschritt informiert werden und können an Sprint-Reviews teilnehmen, um Produktiterationen zu prüfen, Feedback zu geben und neue Funktionen oder Änderungen anzufordern.
Die Anzahl der Stakeholder, mit denen Sie interagieren, hängt von der Struktur Ihrer Organisation und der Art des Projekts ab, das Sie leiten.
Die vier Schritte der Stakeholderanalyse
Die Durchführung einer Stakeholder-Analyse ist ein unkomplizierter Prozess, der nur vier Schritte umfasst. Lassen Sie sich davon jedoch nicht täuschen. Eine Stakeholder-Bewertung ist neben der Erstellung eines Projektumfangs (eines detaillierten Projektplans) eine der wichtigsten Aufgaben, die ein Projektmanager oder Produktinhaber erledigen kann. Die vier Schritte der Stakeholder-Analyse sind:
- Identifizierung der Stakeholder: Vor Projektbeginn sollten Projektleiter eine Liste aller Beteiligten erstellen, mit denen sie möglicherweise kommunizieren müssen.
- Stakeholder-Mapping: Die Stakeholder sollten mit einem Stromnetz oder einem modifizierten RACI-Diagramm abgebildet werden. Sie können hohe Leistung, hohes Interesse (muss sie bei Laune halten); Hohe Leistung, geringes Interesse (sie zufrieden stellen); wenig Leistung, hohes Interesse (halten Sie sie auf dem Laufenden); oder geringe Macht, geringes Interesse (Projektdetails sporadisch teilen).
- Einbindung von Interessengruppen: Kommen Sie zu einem Konsens darüber, wie, wann und wo die Kommunikation mit jeder Interessengruppe erfolgen soll.
- Stakeholder verstehen: Kommunizieren Sie mit den Stakeholdern und fragen Sie, was sie über das Projekt denken. Besprechen Sie die Vision, Pläne und Ziele, um das Interesse einzuschätzen und festzustellen, wer ein Verbündeter ist und wer Bedenken äußern könnte.
RACI-Diagramme, die schnell die Aspekte eines Projekts darstellen können, an denen die Stakeholder aktiv beteiligt sind, können neben Stromnetzen als Stakeholder-Analysematrix verwendet werden.
Was ist der Zweck der Stakeholder-Analyse?
Die Stakeholder-Analyse identifiziert die Stakeholder vor Projektbeginn und hilft Projektleitern, die Auswirkungen jedes Stakeholders zu bestimmen, was die Wahrscheinlichkeit von Zustimmung und Unterstützung erhöhen kann. Die Verwaltung der Stakeholder kann Ihnen dabei helfen, Projekte durchzuführen, die die Erwartungen erfüllen oder übertreffen. Im Folgenden sehen wir uns genauer an, warum Sie diesem Prozess vertrauen sollten.
1. Gewinnen Sie die Unterstützung der Stakeholder
Treffen mit wichtigen Stakeholdern (intern und extern) vor Projektbeginn helfen Ihnen dabei, die Wünsche der einzelnen Stakeholder besser zu verstehen und zu entscheiden, ob Sie ihr Wissen zur Durchführung des Projekts nutzen können. Durch Treffen und Gespräche mit Stakeholdern bauen Sie außerdem Beziehungen auf, die Ihnen dabei helfen können, Unterstützung für das Projekt zu gewinnen.
2. Stimmen Sie die Stakeholder auf die Visionen, Pläne und Ziele des Projekts ab
Sobald Sie Ihre Stakeholder-Analyse abgeschlossen und die einzelnen Stakeholder ermittelt haben, können Sie alle Beteiligten zu einem Projekt-Kickoff-Meeting zusammenbringen, um Pläne und Strategien zu besprechen. Durch die Einbeziehung der Stakeholder in ein Kickoff-Meeting stellen Sie sicher, dass jeder das Projekt versteht, weiß, was von ihm erwartet wird und wie er beitragen kann.
3. Erfahren Sie mehr über die Motivationen der Stakeholder
Die Kommunikation mit den Stakeholdern während des Analyseprozesses hilft Ihnen, deren Interessen zu verstehen. Sie können die Probleme identifizieren, die jeder Stakeholder möglicherweise anspricht, Entscheidungen treffen, die für ihn von großer Bedeutung sind, und was er bis zum Ende des Projekts sehen und erreichen möchte.
4. Risikominderung und Konfliktvermeidung
Die Einbindung der Stakeholder ist eine hervorragende Möglichkeit, interne Risiken präventiv zu mindern und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Indem Sie den Stakeholdern zuhören und ihre Macht, Legitimität und ihren Einfluss richtig einschätzen, können Sie Probleme angehen, die während des gesamten Projektlebenszyklus zu Störungen führen könnten, bevor die Arbeit beginnt.
5. Erstellen Sie effektive Kommunikationspläne
Um in der Gunst der Stakeholder zu bleiben, ist es wichtig, festzulegen, wie mit ihnen kommuniziert wird. Fragen Sie die Stakeholder, wie sie am liebsten kommunizieren (E-Mail, Telefon, Nachrichtendienste wie Slack) und notieren Sie es. Es mag trivial erscheinen, aber ein Stakeholder-Engagementplan und eine Kommunikationsstrategie werden Ihnen helfen, ihre Unterstützung zu gewinnen.
Vorteile der Stakeholder-Analyse
Unabhängig davon, ob Sie Agile-Frameworks oder traditionelle Projektmanagementmethoden verwenden, kann die ernsthafte Auseinandersetzung mit dem Stakeholder-Analyseprozess eine solide Grundlage für den Erfolg in jeder Projektmanagementkarriere bilden. Wie Sie sich vorstellen können, kann dieser Prozess viele Vorteile mit sich bringen, darunter:
- Unterstützung gewinnen: Je besser Sie die Stakeholder analysieren und ihre Bedürfnisse verstehen, desto mehr Unterstützung werden Sie erhalten.
- Optimierte Ressourcen: Wenn Sie verstehen, welche Beiträge interne und externe Stakeholder leisten, können Sie Einfluss darauf nehmen, wie und wann Ressourcen bereitgestellt werden, Lieferketten optimieren und vieles mehr.
- Bessere Beziehungen: Wenn Sie die Projektbeteiligten kennen und wissen, was sie antreibt, können Sie die beruflichen Beziehungen stärken, was wiederum zu einem lockeren und entspannten Arbeitsumfeld führt.
- Verbesserte Kommunikation: Wenn Sie wissen, wie die einzelnen Stakeholder kontaktiert werden möchten, können Sie Spannungen abbauen und eine transparente Kommunikation fördern.
- Klare Erwartungen: Wenn bei der Planung eines Projekts – egal, ob einfach oder komplex – alle auf dem gleichen Stand sind, läuft alles reibungsloser.
- Hochwertigere Produkte: Der vielleicht größte Vorteil der Stakeholder-Analyse ist die Aussicht auf qualitativ hochwertigere Ergebnisse. Wenn alle auf dem gleichen Stand sind und alle Erwartungen und Ziele übereinstimmen, wissen Projektteams genau, was von ihnen erwartet wird.
Der Prozess der Stakeholderanalyse dient vielen Zwecken. Daher ist es wichtig, diese Phase der Projektplanung nicht zu überspringen.
Methoden zur Stakeholder-Identifizierung
Nachdem Sie nun wissen, was der Stakeholder-Analyseprozess ist und welche Vorteile es hat, die Stakeholder kennenzulernen, ist es an der Zeit, sich einige beliebte Tools und Methoden zur Stakeholder-Analyse anzusehen, mit denen Sie ermitteln können, wer die Macht- und Nebenakteure in Ihrem Projekt sind. Die vier beliebtesten Methoden zur Stakeholder-Analyse sind:
- Stromnetz: Dies wird verwendet, um Stakeholder über ein Quadrantenraster zu analysieren, das die Macht jedes Einzelnen innerhalb der Organisation und das Interesse am Projekt bestimmt. Die X- und Y-Achsen im Machtraster stellen jeweils Interesse und Macht dar.
- Leistungsvorhersagbarkeitsmatrix: Ähnlich wie beim Stromnetz verwendet die Leistungsvorhersagbarkeitsmatrix einen Quadranten, um zu bestimmen, wie viel Leistung ein Interessenvertreter hat und wie vorhersehbar er ist. Die X- und Y-Achsen in der Leistungsvorhersagbarkeitsmatrix stellen Vorhersagbarkeit bzw. Leistung dar.
- Salienzmodell: Das Salienzmodell verwendet Venn-Diagramme, um die Macht, Legitimität und Dringlichkeit aller Projektbeteiligten zu bestimmen.
- Diagramm der Wissensdatenbank der Beteiligten: Bei dieser Methode wird ein Quadrantenraster verwendet, um die Stakeholder zu identifizieren. Es hilft Projektleitern, den Bewusstseinsgrad der Stakeholder zu bestimmen und festzustellen, ob sie das Projekt gutheißen oder ablehnen. Das Quadrantenraster hat X- und Y-Achsen, die die Einstellung bzw. das Wissen der Stakeholder angeben.
Im Salienzmodell werden Stakeholder nach drei Attributen klassifiziert: Macht, Legitimität und Dringlichkeit.
Vorlage für die Stakeholderanalyse
Das Erstellen und Verwalten von Tools, die Sie bei der Durchführung von Stakeholder-Analysen unterstützen können, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie diese selbst erstellen. Glücklicherweise bieten viele der besten kostenlosen Projektmanagement-Softwarelösungen und viele kostenpflichtige Optionen Vorlagen, die Sie unverändert verwenden oder nach Ihren Wünschen anpassen können.
Projektmanagementsoftware stellt Benutzern in der Regel Vorlagen zur Verfügung, mit denen sie die Interessen der Stakeholder im Auge behalten, ihre Machtbefugnisse erfassen, ihre Kommunikationspräferenzen ermitteln und mehr.
Sie sollten nach Möglichkeit Vorlagen verwenden, da diese Ihnen dabei helfen, schnell ein Stakeholder-Analysemeeting durchzuführen. Viele vorgefertigte Vorlagen können bevorzugte Einbindungsmethoden und Rollen nachverfolgen, ob es sich um interne oder externe Stakeholder handelt und wie hoch ihr Einfluss- und Beteiligungsgrad ist.
Das monday.com-Vorlage und das ClickUp-Vorlage all das und noch mehr. Weitere Informationen zu den Funktionen von monday.com finden Sie in unserem monday.com-Test. Alternativ erfahren Sie mehr über ClickUp in unserem ClickUp-Test.
Wie führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch?
Jeder Stakeholder-Analyseprozess sieht je nach Projekt, an dem Sie arbeiten, der verwendeten Projektmanagementmethode und der vorhandenen Organisationsstruktur anders aus. In der Regel ähnelt der Prozess jedoch dem unten stehenden Beispiel für eine Stakeholder-Analyse.
- Identifizieren Sie die Projektbeteiligten
Das Projektleitungsteam sollte Treffen Sie sich, um alle Stakeholder zu identifizieren (intern und extern), die das Projekt in irgendeiner Form beeinflussen. Jeder, von Lieferanten bis zu Führungskräften, von Anbietern bis zu Endbenutzern und von Vermarktern bis zu Finanzmanagern, sollte aufgelistet werden. - Gruppieren Sie Stakeholder
Nach dem Brainstorming und der Identifizierung aller Stakeholder ist es an der Zeit, Kategorisieren Sie jeden einzelnen Stakeholder basierend auf ihrem Einfluss, wie stark sie involviert sind, wie groß ihr Interesse ist und welche Macht sie haben, lässt sich anhand einer der zuvor besprochenen Analysemethoden ermitteln. - Bestimmen Sie Kommunikationsmethoden, um die Gunst der Stakeholder zu gewinnen
Nach der Priorisierung der Stakeholder besteht der nächste Schritt darin, bestimmen, wie man Unterstützung erhält von jedem Einzelnen. Brainstormen Sie mit Ihrem Team und verwenden Sie Mindmaps, um zu notieren, was die einzelnen Beteiligten motiviert und wie das Projekt an ihre Prioritäten angepasst werden kann. - Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan
Sobald Sie herausgefunden haben, was die einzelnen Stakeholder motiviert, ist es an der Zeit, Erstellen Sie einen Kommunikationsplan. Finden Sie heraus, wie die einzelnen Stakeholder gerne kommunizieren, und entwickeln Sie einen Plan, der es den Stakeholdern ermöglicht, an Projektüberprüfungssitzungen teilzunehmen, damit sie Feedback geben und neue Funktionen anfordern können.
Nachdem Sie ein RACI-Diagramm entwickelt oder eine Vorlage verwendet haben, in der Sie alle Ihre Ergebnisse notieren können, ist es an der Zeit, mit der Arbeit an der Projektcharta zu beginnen und ein Kickoff-Meeting abzuhalten, um alle wichtigen Projektbeteiligten auf den gleichen Stand und auf Ihre Seite zu bringen.
Abschließende Gedanken
Unabhängig davon, welche Projektmanagementmethode Sie verwenden, sollten Sie vor jedem neuen Projekt eine Stakeholder-Analyse durchführen. So bekommen Sie eine gute Vorstellung davon, mit wem Sie interagieren werden, ob Sie auf Widerstand stoßen und wer von Anfang an ein Verbündeter sein wird. Wenn Sie dies im Voraus bestimmen, können Sie besser planen und das Projekt reibungsloser ablaufen lassen.
Welche Projektmanagementmethode bevorzugen Sie und wie sieht für Sie der Prozess der Stakeholder-Analyse aus? Haben Sie festgestellt, dass dieser Prozess die Beeinflussung und Gewinnung von Stakeholdern erleichtert oder haben Sie Angst vor dem Stakeholder-Management-Prozess aufgrund möglicher Widerstände? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich wissen und wie immer vielen Dank fürs Lesen.
FAQ: Identifizierung der Stakeholder
- Was sind die vier Schritte der Stakeholder-Analyse?
Die vier Schritte der Stakeholder-Analyse sind die Identifizierung der Stakeholder, die Stakeholder-Zuordnung, die Einbindung der Stakeholder und das Verstehen der Stakeholder.
- Was sind die vier Arten von Stakeholdern?
Die vier Arten von Stakeholdern sind Einflussnehmer, Governance, Anbieter und Benutzer.
- Was ist die Stakeholder-Analyse-Theorie?
Die Theorie der Stakeholder-Analyse besagt, dass Mitarbeitern, Projektinvestoren und Lieferanten der gleiche Stellenwert beigemessen werden sollte wie den Aktionären.
Quellen:
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