Was ist Projektverfolgung? Effizientes Projektmanagement 2024

Wichtige Erkenntnisse: Projektverfolgung

Projektmanager wollen unbedingt vermeiden, dass Projekte ihren Zeitplan und ihr Budget überschreiten. Diese Fallstricke lassen sich am besten vermeiden, indem Sie die beste Projektmanagementsoftware verwenden, um jeden Schritt Ihres Projekts zu verfolgen, von der Planung bis zur Überwachung und darüber hinaus. In diesem Leitfaden zur Projektverfolgung zeigen wir Ihnen, wie Sie zum Meister der Projektverfolgung werden.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was Projekttracking ist, warum es wichtig ist, den Projektfortschritt zu überwachen und welche gängigen Projekttracking-Strategien Sie ausprobieren sollten. Außerdem verraten wir Ihnen, worauf Sie bei Projektmanagement-Tools achten sollten und welche Projektmonitoring-Software Sie sich genauer ansehen sollten.

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Was ist Projektverfolgung?

Projektverfolgung ist der Prozess der Verfolgung von Aufgaben, Budgets, Zeit und Ressourcen während des Lebenszyklus eines Projekts. Projektmanager, Scrum-Master und Projektleiter müssen sicherstellen, dass ihre Projekte im Zeitplan und im Budget liegen, und in der Lage sein, die Geschäftsleitung, Stakeholder und Kunden jederzeit über den Status eines Projekts zu informieren.

Gantt-Diagramme wie dieses in Asana ermöglichen Projektmanagern
um zu sehen, wie ein Projekt voranschreitet.

Bei richtiger Ausführung ermöglicht die Projektverfolgung Projektmanagern, den Fortschritt eines Projekts im Vergleich zum ursprünglichen Projektumfang zu verfolgen. Sie können außerdem wichtige Meilensteine ​​im Auge behalten, Problembereiche und potenzielle Engpässe identifizieren, eine Ausweitung des Projektumfangs vermeiden und zuverlässig kommunizieren und Updates bereitstellen.

Warum den Projektfortschritt verfolgen?

Die Projektverfolgung ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Als Projektmanager möchten Sie Ihr Projekt verfolgen, um zu sehen, welche Arbeit erledigt wurde und welche nicht. Darüber hinaus können Sie sehen, ob kritische Aufgaben ausgeführt werden oder aufgrund von Problemen stecken geblieben sind, und Sie können Teammitglieder verfolgen, um festzustellen, ob sie über- oder unterbelastet sind.

Dashboards wie dieses auf monday.com ermöglichen Managern den Überblick
wichtige Projektkennzahlen an einem praktischen Ort.

Ein guter Projektmanager behält die Fristen im Auge. Er verfolgt die Zeit, um die Effizienz des Projektteams zu bestimmen, identifiziert und mindert Risiken und stellt sicher, dass Budgets eingehalten werden.

Die Tools in vielen Projektmanagement-Suiten, wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Dashboards und Berichtezeigen viele der oben aufgeführten Informationen an. Dies erleichtert Besprechungen mit Teams, Stakeholdern und Kunden und hilft bei der Bereitstellung von Echtzeitinformationen und Projektaktualisierungen. Dies sind die Hauptgründe, warum Sie Projekte verfolgen sollten.

Strategien zur Projektüberwachung

Sie können Projekte auf viele verschiedene Arten überwachen, aber unsere Experten empfehlen immer die Verwendung einer Projektmanagement-Software. Projekte haben so viele bewegliche Teile, dass die Verwaltung und Verfolgung eines Projekts ohne Software nahezu unmöglich ist. Unser Expertenteam empfiehlt außerdem einige zusätzliche Strategien. Wir werden sie uns unten ansehen.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software (PM) kann Ihnen dabei helfen, den Fortschritt eines Projekts zu überwachen. Natürlich kann PM-Software teuer sein, aber es gibt auch kostenlose Optionen, wie Sie in unserer Übersicht der besten kostenlosen Projektmanagement-Software sehen können. Mit PM-Software können Sie Pläne erstellen, Aufgaben zuweisen, Zeit erfassen, Budgets und Ressourcen überwachen, einen Projektzeitplan anzeigen und Projektberichte erstellen – alles Dinge, die für die Projektverfolgung unerlässlich sind.

Software wie monday.com kann Projektmanagern dabei helfen, aktuelle und zukünftige Projekte zu verfolgen.

Erstellen Sie einen Projektumfang

Eine weitere Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, besteht darin, ihn anhand des Projektumfangs zu überprüfen. Projektumfänge oder Projektpläne enthalten Informationen zum Gesamtziel, zu Aufgaben, Meilensteindaten, Budgetinformationen, Stakeholderinformationen und mehr. Es sollten auch RACI-Diagramme vorhanden sein, die zeigen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Konzentrieren Sie sich ständig auf den Umfang, um den Überblick zu behalten.

Halten Sie regelmäßige Meetings ab

Der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts ist die Kommunikation. Transparente Kommunikation, die agile Frameworks und andere Projektmanagementmethoden fördern, ermöglicht es Projektmanagern, mit Teammitgliedern in Kontakt zu treten, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein Projekt voranschreitet, sich über potenzielle Probleme zu informieren, Ideen zu sammeln, Feedback einzuholen und die Teammoral zu stärken.

Viele PM-Softwarepakete bieten Echtzeit-Chat-Tools für die Zusammenarbeit im Team.
Erleichtert die Diskussion und Nachverfolgung von Projektaufgaben.

Berichte nutzen

PM-Software kann Berichte erstellen, die Ihnen dabei helfen, Aufgaben, Budgets und Projektressourcen zu verfolgen. Berichte, die häufig auf Dashboards angezeigt werden, zeigen Projektdaten auf leicht lesbare Weise an und können einen schnellen Überblick über den Status eines Projekts geben. Nutzen Sie Berichte, um Aufgaben zu verfolgen, Zeit zu verwalten und Teamgeschwindigkeit und Budgets anzuzeigen.

Projektmanagement-Software wie monday.com, ClickUp und Microsoft Project vereinfachen die Online-Projektverfolgung. Diese Plattformen können Projektleitern tiefe Einblicke in ihre Projekte und Teammitglieder geben. Im Folgenden gehen wir kurz auf einige der Tools in der PM-Software ein, die Ihnen bei der Verfolgung des Fortschritts helfen können.

Dashboards wie dieses in Trello bieten Momentaufnahmen der Projektmetriken.

Workflow-Tools

Projektmanagementplattformen geben Managern Zugriff auf Workflow-Tools wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Listen, Kalender und Tabellen. Mit diesen Tools können Benutzer einen Projektplan anzeigen, Aufträge zuweisen, den Aufgabenfortschritt verfolgen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter einsehen und Workflow-Probleme identifizieren. Ideal ist eine Plattform, die viele Projektmanagementmethoden unterstützt.

Zeiterfassungslösungen

Eines der besten Tools zur Projektverfolgung ist ein Zeittracker. Durch die Zeitverfolgung können Sie sehen, wie effizient Ihre Projektteams sind. Die Zeitverfolgung kann auch dazu beitragen, dass Ihr Projekt innerhalb oder unter dem Budget bleibt. Die meisten Tools zur Zeitverfolgung ermöglichen es Teammitgliedern, zu protokollieren, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet haben, und Stundensätze aufzuzeichnen und zu berechnen.

Mithilfe von Zeiterfassungstools können Teammitglieder Informationen zu Arbeitszeit und Stundenlohn eingeben. So können Manager leicht erkennen, ob die Ressourcenbudgets eingehalten werden.

Dashboards und Berichte

Manager sollten Berichte und Dashboards verwenden, um Projekte zu verfolgen. Dashboards zeigen Informationen zum Projektstatus wie Aufgaben, Fälligkeitsdaten, Budgets, Kalender, Projektziele und Nachrichten. Detaillierte Berichte zeigen genaue Daten und die darin enthaltenen Informationen können mit Kunden, Teammitgliedern und Stakeholdern geteilt werden. Berichte sind eine der besten Möglichkeiten, den Projektfortschritt zu verfolgen.

Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit

Um den Projektfortschritt zu verfolgen, sollten Tools für die Echtzeit-Zusammenarbeit verwendet werden, beispielsweise solche, die Text- und Sprachnachrichten unterstützen. Chat-Tools können verteilte Teams zu Besprechungen zusammenbringen, bei denen wichtige Informationen, Statusberichte, Projektaktualisierungen und Feedback ausgetauscht werden können.

Echtzeit-Chat-Tools können dabei helfen, dass die Teams immer auf dem gleichen Stand sind.

Projektvorlagen

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind oder einfach nur schnell und einfach ein Projekt einrichten möchten, das verfolgt werden muss, sollten Sie eine Vorlage zur Projektverfolgung verwenden. Die meisten Projektmanagementplattformen bieten Vorlagen für Projekte in vielen Branchen, die mit einem Klick erstellt werden können. Sie erhalten Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Listen, Budgetplaner und mehr, die im Handumdrehen für die Projektverfolgung bereit sind.

Wenn Sie nach einem Projektmanagement-Tool suchen, müssen Sie sicherstellen, dass die Software das kann, was Sie brauchen. Im Folgenden sehen wir uns kurz an, worauf Sie achten sollten, bevor Sie ein Abonnement für eine PM-Software abschließen.

Benutzerfreundlichkeit

Das Letzte, was Sie wollen, ist Software, die die Nachverfolgung mehrerer Projekte kompliziert macht. Glücklicherweise sind viele der besten Tools, wie eines unserer Lieblingstools, monday.com, einfach zu verwenden und bieten intuitive Benutzeroberflächen und unkomplizierte Workflow-Tools. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, testen Sie die Tools und erkunden Sie ihre Wissensdatenbanken, um ein Gefühl für sie zu bekommen.

Unterstützung mehrerer Projektmanagementmethoden

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Software traditionelle und agile Methoden unterstützt. Software, die agile Frameworks wie Kanban, Scrum oder XP mit Boards sowie traditionelle Methoden wie Waterfall oder PRINCE2 unterstützt, die Listen und Gantt-Diagramme verwenden, ist von unschätzbarem Wert. Jedes Projekt hat im Allgemeinen einzigartige Anforderungen an die Projektplanung und -verfolgung.

Anpassbare Dashboards

Es gibt kein besseres Tool zur Verfolgung des Projektfortschritts als ein anpassbares Dashboard. Diese vielseitigen Tools können viele Projektmetriken an einem zentralen Ort anzeigen. Auf einen Blick können Sie Aufgaben, Ressourcenauslastung, Budgets, Teamgeschwindigkeiten, Zeiterfassungsinformationen und mehr anzeigen. Stellen Sie vor der Auswahl eines Projektmanagement-Tools sicher, dass es ein anpassbares Dashboard bietet.

Anpassbare Dashboards können viele Projektmetriken anzeigen,
Erleichtert die Nachverfolgung von Aufgaben, Ressourcen und Budgets.

Integrationen

Viele Unternehmen verwenden mehrere Softwareprogramme für verschiedene Aufgaben. Daher ist es wichtig, dass jedes von Ihnen verwendete Projektmanagement-Tool Integrationen unterstützt. Mit Integrationen können Sie Ihre Projekt- und Aufgabenverfolgungssoftware mit anderen Plattformen wie Slack für die Kommunikation, einigen der besten Cloud-Speicherdienste für die Dateiverwaltung oder Tableau für detaillierte Berichte verbinden.

Wir haben ausführlich über Projektmanagement-Tools gesprochen und Sie sollten jetzt wissen, worauf Sie achten müssen. Wenn Sie immer noch unsicher sind, machen Sie sich keine Sorgen; unser Team aus Projektmanagement-Experten hat unzählige Stunden damit verbracht, viele Plattformen zu testen und zu überprüfen. Nachfolgend listen wir fünf PM-Tools auf, die Sie im Auge behalten sollten.

1. monday.com

Die ansprechend gestalteten Tools von monday.com machen die Projektverfolgung zum Kinderspiel.

Wie Sie in unserem monday.com-Testbericht sehen können, ist diese Projektmanagement-Suite mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche und den intuitiven Tools eine unserer Favoriten. Sie bietet farbenfrohe Tools wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme, die mehrere Methoden unterstützen. Die Suite enthält außerdem zahlreiche Projektvorlagen, Budgetvorlagen, Tools für die Zusammenarbeit, Dashboards, Integrationen und Berichte.

monday.com bietet einen kostenlosen Plan an, der aber nicht besonders glanzvoll ist. Glücklicherweise bieten die kostenpflichtigen Pläne von monday.com einige der besten Angebote für Ihr Geld im Bereich der PM-Software. Der Standardplan kostet 12 USD pro Mitglied und Monat bei jährlicher Zahlung und der Pro-Plan kostet 19 USD pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Weitere Preisinformationen finden Sie in unserem monday.com-Preisleitfaden.

2. Klicken Sie auf „Nach oben“

Die Workflow-Tools von ClickUp sind im Design einfach, aber unglaublich funktional.

ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagementtool, das eine Reihe von Tools zur Aufgabenverfolgung und einige der besten anpassbaren Dashboards auf dem Markt bietet. Zeiterfassungstools und Projektvorlagen sind zahlreich, Berichte sind detailliert und es gibt viele Tools für die Echtzeit-Zusammenarbeit. Die Software ist einfach zu verwenden und unterstützt viele Integrationen. Erfahren Sie mehr in unserem ClickUp-Test.

Was die Preise betrifft, bietet ClickUp einen der besten kostenlosen Tarife und ist für kleine Teams mehr als geeignet. Auch die kostenpflichtigen Tarife sind nicht zu verachten: Der Unlimited-Tarif kostet 7 USD pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung und der Business-Tarif kostet 12 USD pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem ClickUp-Preisleitfaden.

3. Asana

Dank seiner zahlreichen Workflow-Tools unterstützt Asana viele
Rahmenwerke und Methoden des Projektmanagements.

Asana ist beliebt, weil es einfach zu bedienen ist, mehrere Projekt-Frameworks unterstützt, gut gestaltete Tools bietet und viele Integrationen unterstützt. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und einfach zu navigieren, Workflow-Ansichten erleichtern die Verfolgung des Projektfortschritts und die Berichte liefern zahlreiche Daten zur Projektleistung. Erfahren Sie in unserem Asana-Test mehr über dieses effektive Projektverfolgungstool.

Asana bietet einen soliden kostenlosen Plan, der für kleine Teams geeignet ist. Allerdings verliert Asana gegenüber seinen Konkurrenten aufgrund der Kosten seiner kostenpflichtigen Pläne an Boden. Der Starter-Plan kostet 10,99 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und der Advanced-Plan kostet 24,99 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Asana-Preisleitfaden. Sie können es auch mit der 30-tägigen Testversion testen.

4. Wrike

Wenn Sie nach Berichten suchen, gibt es keine Plattform wie Wrike.

Dank seiner Tools, Integrationen und Automatisierungen unterstützt Wrike viele Arbeitsweisen. Obwohl die Benutzeroberfläche langweilig ist, sind seine vielen Tools, die mit einer Methode wie SAFe unternehmensweit skalierbar sind, unglaublich funktional. Was Wrike auszeichnet, ist die Anzahl der Berichte, die es erstellen kann, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Erfahren Sie mehr in unserem Wrike-Test.

Wrike bietet einen kostenlosen Plan an, der jedoch nur für Teams geeignet ist, die grundlegende Funktionen benötigen. Glücklicherweise bietet Wrike kostenlose Testversionen aller kostenpflichtigen Pläne an. Der Team-Plan kostet 9,80 USD pro Benutzer und Monat, der Business-Plan kostet jedoch 24,80 USD pro Benutzer und Monat. Wrike bietet auch Enterprise- und Pinnacle-Pläne für diejenigen an, die erweiterte Skalierungs- und Sicherheitstools für Teams benötigen.

5. Trello

Obwohl Trello für seine Kanban-Boards bekannt ist, ist es wichtig zu beachten
dass es auch Gantt-Diagramme und andere Workflow-Tools bietet.

Trello ist bekannt für seine benutzerfreundlichen, hochgradig anpassbaren Kanban-Boards und seinen spektakulären kostenlosen Plan. Was viele nicht wissen, ist, dass Trello mit dem richtigen Plan Zeitleisten, Kalender und Dashboards bietet, mit denen Sie den Projektfortschritt verfolgen können. Sie finden auch Unterstützung für unbegrenzte Integrationen, Automatisierung der Dateispeicherung und mehr. Weitere Informationen finden Sie in unserem Trello-Test oder unserem Vergleich zwischen monday.com und Trello.

Gesamt, Trello ist ein erschwingliches Projektmanagement-Tool. Der Standardplan kostet bei jährlicher Abrechnung nur 5 $ pro Benutzer und Monat, und der Premiumplan, der die anderen oben genannten Workflow-Tools hinzufügt, kostet bei jährlicher Abrechnung 10 $ pro Benutzer und Monat. Es gibt auch einen skalierbaren Enterprise-Plan für Teams, die erweiterte Sicherheit benötigen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Trello-Preisleitfaden.

Abschließende Gedanken: Verfolgen Sie den Projektfortschritt

Es gibt viele Möglichkeiten, Projekte zu überwachen, und dank Software wie unserem Favoriten monday.com ist es einfacher denn je, Aufgaben, Zeitpläne, Budgets und Ressourcen zu verfolgen. Wenn Sie alle Projektverfolgungstools in der von Ihnen gewählten Software verwenden, werden Sie Ihr nächstes Projekt problemlos abliefern. Wir hoffen, dass unser Leitfaden zur Projektverfolgung hilfreich war und dass zukünftige Projekte Ihnen Erfolg bringen.

Welche Tools verwenden Sie, um den Projektfortschritt zu verfolgen? Haben Sie eine bevorzugte Projektmanagement-Software? Haben Sie Tipps, die wir vielleicht übersehen haben und die Sie gerne mit uns teilen möchten? Wenn ja, zögern Sie nicht, einen Kommentar für Ihre Mitleser zu hinterlassen. Wie immer vielen Dank fürs Lesen.

FAQ: Was ist Projektverfolgung?

• Was bedeutet „Projektverfolgung“?

  Bei der Projektverfolgung überwacht ein Projektmanager den Fortschritt eines Projekts mithilfe von Tools wie Dashboards, Zeitleisten, Kanban-Boards oder Listen, die in vielen PM-Softwareprogrammen zu finden sind.

• Was ist die beste Möglichkeit, Projekte zu verfolgen?

  Die beste Möglichkeit, ein Projekt zu verfolgen, ist die Verwendung einer Projektmanagement-Softwareplattform, die Berichte, Tools für die Zusammenarbeit, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Funktionen für Budget- und Ressourcenverwaltung sowie Tracker bietet, mit denen Sie die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendete Zeit sehen können. Die Verwendung dieser Tools hilft Ihnen dabei, jedes Projekt zu verfolgen.

• Was ist das beste Projektverfolgungstool?