Was ist Scope Creep? Erfahren Sie, was es bedeutet und wie Sie es vermeiden können

Wichtige Erkenntnisse: Was ist Scope Creep?

• Von „Scope Creep“ spricht man, wenn ein Projekt im Hinblick auf die Ausweitung von Fälligkeitsterminen und Budgets unkontrolliert wächst.
• Eine Ausweitung des Umfangs lässt sich kontrollieren, wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Projekt sorgfältig zu planen und alle Änderungen am Umfang gut zu dokumentieren.
• Der Schlüssel zur Verhinderung einer Ausweitung des Funktionsumfangs liegt in der ständigen Kommunikation und der Einrichtung von Kontroll- und Ausgleichsmechanismen.

Projektmanager verbringen viel Zeit damit, Projektumfänge zu entwerfen, die definieren, was Projekte sind und wie sie abgeschlossen werden. Ein solider Plan sollte sicherstellen, dass Projekte reibungslos ablaufen. Doch selbst die besten Pläne können sich aufblähen. So konnte die Planung beispielsweise nicht verhindern, dass der Denver International Airport aufgrund von Scope Creep 16 Monate hinter dem Zeitplan und 2 Milliarden Dollar über dem Budget lag.

Scope Creep ist ein Problem, das plötzlich auftreten kann, Sie in die Irre führt und Sie letztendlich daran hindert, Projektergebnisse rechtzeitig zu übergeben. Im Folgenden erklären wir Scope Creep und sagen Ihnen, wie Projekte dadurch entgleisen.

Wir erwähnen auch einige der besten Projektmanagement-Softwareprogramme, die dabei helfen können, die Dinge unter Kontrolle zu halten, und sprechen darüber, was Projektmanager tun können, um ihre Teams zum Erfolg zu führen. Tauchen wir ein.

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Was ist Scope Creep im Projektmanagement?

Stellen Sie sich vor, Ihr Projekt läuft rund. Ihr Team arbeitet hart und dann ändern sich die Pläne – nicht nur einmal, sondern mehrmals. Ehe Sie es merken, ist der ursprüngliche Umfang (Plan) Ihres Projekts über den Haufen geworfen. Jetzt gibt es Arbeit, die Sie nicht eingeplant hatten, zusätzliche Ausgaben, Kommunikationsprobleme und außer Kontrolle geratene Fristen. Das ist Scope Creep; wenn man es nicht kontrolliert, kann es ein Projekt zerstören.

Projektumfang und Scope Creep-Definition

Bevor wir fortfahren, wollen wir kurz definieren, was Projektumfang und Scope Creep sind.

Projektumfang ist ein Plan, den ein Projektmanager und wichtige Stakeholder zu Beginn eines Projekts erstellen. Aufgaben, Rollen, Ausgaben, Ressourcen und Termine werden definiert.

Umfangserweiterung ist, wenn der ursprüngliche Plan erweitert wird, nachdem die Arbeit bereits begonnen hat – oder, schlimmer noch – fast abgeschlossen ist.

Das klingt nicht schlimm; schließlich können hier und da ein paar Änderungen vorgenommen werden. Probleme entstehen, wenn ein Projektmanager und die Beteiligten neue Aufgaben und Leistungen, Termine, Ausgaben, Ressourcen und erhöhte Teamarbeitsbelastungen nicht besprechen. Ohne angemessene Kommunikation, zusätzliche Ressourcen und zusätzliche Planung kann ein Projekt ins Wanken geraten.

Folgen von Scope Creep

Wie Sie wahrscheinlich schon erraten haben, ist Scope Creep etwas, das Sie um jeden Preis vermeiden möchten. Dabei kommt nie etwas Gutes heraus. Im Folgenden werfen wir einen kurzen Blick auf die negativen Auswirkungen von Scope Creep.

• Verpasste Termine und Liefertermine: Zusätzliche Anforderungen und nicht berücksichtigte Leistungen können zu Terminüberschreitungen und kostspieligen Verzögerungen führen.
• Budgetüberschreitungen: Zusätzliche Arbeit ohne weitere Vergütung belastet Ihr Budget.
• Überlastetes Projektteam: Ein überarbeitetes Team macht mehr Fehler als sonst und die Moral sinkt rapide.
• Schlechte Endergebnisse: Schlecht geplante Arbeit eines überlasteten Teams kann zu schlechten Endergebnissen führen.

Natürlich hat eine Ausweitung des Umfangs noch viele weitere Konsequenzen, darunter einen persönlichen und geschäftlichen Reputationsverlust, Mitarbeiterfluktuation, Einkommenseinbußen und das völlige Scheitern des Projekts.

Die fünf häufigsten Ursachen für Scope Creep

Nachdem wir nun wissen, was Projektumfang und Scope Creep sind, ist es an der Zeit, die fünf häufigsten Ursachen für Scope Creep zu untersuchen. Wenn Sie Projektmanager sind, sollten Sie sich hier Notizen machen. Wenn Sie eines dieser Probleme bemerken, sollten Sie es so schnell wie möglich im Keim ersticken.

1. Ein schlechter oder fehlender Projektumfang

Jedes Projekt braucht einen soliden Plan, der einen Projektzeitplan, Projektanforderungen, Aufgaben, Phasen, Budgets, eine Ressourcenliste, Fristen und Meilensteine ​​sowie ein klares Verständnis des Projektergebnisses enthält. Ohne Projektplan treten von Anfang an Probleme auf.

Indem Sie den Umfang eines Projekts definieren, wissen Sie, wer was tut, was wann erwartet wird und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Auch wenn Sie Risiken, Herausforderungen und mögliche Änderungen nicht einplanen, kann dies zu einer Katastrophe führen: Überspringen Sie diesen Schritt nicht. Sobald der Umfang des Projekts definiert ist, stellen Sie sicher, dass alle, einschließlich aller Projektbeteiligten, den Plan unterzeichnen.

2. Unterdurchschnittliche Kommunikation

Kommunikation ist in vielen Lebensbereichen der Schlüssel zum Erzielen guter Ergebnisse, und das Projektmanagement bildet hier keine Ausnahme. Wenn die Kommunikation zwischen einem Projektmanager und seinem Team, seinen Kunden und Stakeholdern zusammenbricht oder wenn die Kommunikation vage ist, treten Probleme auf.

3. Zusätzliche undokumentierte Arbeit

Wenn Kunden, Stakeholder und sogar Projektmanager einem Projekt Arbeit hinzufügen, die nicht offiziell dokumentiert oder geplant wurde, kann das Projekt entgleisen, insbesondere wenn häufig zusätzliche Aufgaben hinzugefügt werden. Stellen Sie sicher, dass jede zusätzliche Arbeit durch die richtigen Kanäle geleitet und dem Projektumfang hinzugefügt wird. Andernfalls kann das Projekt ins Stocken geraten.

4. Zu viele Anfragen

Scope Creep tritt auf, wenn Kunden Änderungswünsche an einem bereits festgelegten Projektzeitplan äußern. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein oder zwei Wünsche geäußert werden. Wenn jedoch mehrere Änderungen von mehreren Beteiligten verlangt werden, die möglicherweise nicht verstehen, wie groß das Unterfangen einer Aufgabe sein kann, können Projekte hinter dem Zeitplan zurückbleiben und das Budget überschreiten.

5. Mangel an Ressourcen

Wenn Sie als Projektmanager zu viele inoffizielle Anfragen annehmen und keinen Plan haben, wie Sie die Mehrarbeit bewältigen können, geraten Sie in Schwierigkeiten. Mehrarbeit erfordert zusätzliche Teammitglieder, was wiederum zusätzliche Ausrüstung erfordern und höhere Kosten verursachen kann. Wenn Arbeitsprobleme wie diese nicht angegangen werden, werden Sie wahrscheinlich bald unterbesetzt, überlastet und über dem Budget sein.

So vermeiden Sie Scope Creep

Was können Sie tun, wenn Ihr Projekt bereits im Gange ist und sich im ursprünglichen Projektumfang Risse zeigen? Eigentlich eine ganze Menge. Im Folgenden gehen wir auf einige Schritte ein, die Ihnen dabei helfen können, eine Ausweitung des Projektumfangs zu bewältigen.

Erstellen Sie einen Projektumfang

Sie können einer Ausweitung des Projektumfangs vorbeugen, indem Sie vor Projektbeginn einen Projektumfang festlegen. Wählen Sie zunächst eine Projektmanagementsoftware aus, die Tools bietet, die für mehrere Projektmanagementmethoden geeignet sind, wie Kanban und Scrum oder PRINCE2 (lesen Sie unseren Leitfaden zu PRINCE2, um mehr zu erfahren). Stellen Sie sicher, dass die Software auch Planungstools und robuste Funktionen für die Zusammenarbeit bietet, wie dies bei ClickUp der Fall ist (hier ist unser ClickUp-Testbericht).

Besprechen Sie als Nächstes den Projektumfang mit Ihrem Kunden und Ihrem Team. Vereinbaren Sie die zu erbringenden Leistungen, Budgets, Aufgaben, Fristen, Meilensteine ​​und Projektphasen. Verwenden Sie RACI-Diagramme, um Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Es wäre auch ratsam, Risikoprotokolle zu erstellen, um für eventuell auftretende Probleme und Anfragen vorzusorgen. Leantime (hier ist unsere Leantime-Bewertung) ist eine robuste Plattform, die diese Maßnahmen erleichtern kann.

Halten Sie regelmäßige Team- und Stakeholder-Meetings ab

Kommunikation ist entscheidend, wenn es darum geht, ein Projekt auf Kurs zu halten. Als Projektmanager müssen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team und den Stakeholdern treffen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Tools wie Zoom oder Microsoft Teams verwenden, Chats auf Plattformen wie Slack abhalten (hier ist unser Slack-Testbericht) oder persönliche Meetings abhalten – wie Scrum-Master. Diese Retrospektivmeetings müssen stattfinden.

Behandeln Sie bei jedem Meeting jeden Aspekt des Projekts. Teilen Sie den Stakeholdern mit, wie die Aufgaben voranschreiten, wie viel Arbeit die Teammitglieder übernommen haben, welche Kosten anfallen, ob es Verzögerungen gibt und ob es Probleme gibt. Wenn eine Änderung des Projektumfangs angefordert wird, stellen Sie sicher, dass Sie alle Projektmetriken und -informationen zur Hand haben, damit Sie über die Änderungen und ihre möglichen Auswirkungen sprechen können.

Dokumentieren Sie angeforderte Änderungen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern, besteht darin, darauf zu bestehen, dass jede angeforderte Änderung offiziell erfolgt. Viel zu oft übernehmen Projektmanager zusätzliche Aufgaben, ohne diese zu dokumentieren. Durch die Annahme inoffizieller Anfragen wird der ursprüngliche Projektumfang schnell aus dem Gleichgewicht geraten.

Wenn eine Änderung angefordert und genehmigt wird, müssen Sie sich mit Ihrem Kunden zusammensetzen, um den Projektumfang zu aktualisieren. Wenn Sie zusätzliche Aufgaben oder Leistungen nicht berücksichtigen und dies dann weiterhin tun, wird aus dem Scope Creep ein Run. Viele der Projektmanagement-Suiten auf unserer Liste der besten kostenlosen Projektmanagement-Tools verfügen über Funktionen, mit denen Änderungen schnell dokumentiert werden können.

Ausgaben und Ressourcen verwalten

Arbeit kostet Geld, daher ist es wichtig, dass die Budgets genau sind. Sie müssen Ihre Mittel und Ressourcen verwalten, wenn Sie eine Änderungsanforderung akzeptieren. Wenn Sie dies nicht tun, kann das Projekt am Ende das Budget überschreiten.

Scheuen Sie sich nicht, für Änderungen eine Gebühr zu verlangen. Wenn die Änderung wichtig ist, wird Ihr Kunde dafür zahlen. Wenn nicht, wird er dafür nicht zahlen. Vielleicht werden Sie sogar feststellen, dass er keine weiteren Änderungen mehr verlangt, was dazu beiträgt, die Ausweitung des Umfangs zu verlangsamen.

Wenn Sie in der Architektur- oder Baubranche arbeiten, sollten Sie sich Monograph ansehen (hier ist unsere Monograph-Bewertung). Es verfügt über leistungsstarke Buchhaltungstools, mit denen Sie Ihr Budget unter Kontrolle halten können.

Fordern Sie einen Änderungskontrollprozess an

Wenn Ihr Projekt wie ein Auto ohne Fahrer den Berg hinunterrast, ist es vielleicht an der Zeit, einen Änderungskontrollprozess zu implementieren. Anstatt dass die Stakeholder wahllos mit Anfragen zu Ihnen kommen, sagen Sie der Person, die die Änderung beantragt, dass sie eine Änderungskontrolle einreichen soll. Der Vorschlag wird dann allen Stakeholdern vorgelegt und diese entscheiden, ob sie die Anfrage genehmigen oder ablehnen.

Ein Änderungskontrollprozess sorgt für mehr Verantwortlichkeit und hilft dabei, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie befürchten, dass Sie zu viele Änderungsanfragen erhalten und nicht alle Beteiligten darüber informiert sind, kann ein Änderungskontrollprozess Sie beruhigen. Sie können einfache Formulare erstellen, um dies in Software wie monday.com umzusetzen. Lesen Sie unbedingt unseren monday.com-Testbericht.

Lernen Sie, Nein zu sagen

Es ist eines der kleinsten und zugleich am schwersten auszusprechenden Wörter der englischen Sprache. Es ist jedoch eine der einfachsten Möglichkeiten, um eine Ausweitung des Projektumfangs im Projektmanagement zu verhindern. Sich einem Kunden zu widersetzen ist nie einfach, aber es ist Ihre Aufgabe als Projektmanager, Stakeholdern, die zu weit gehen, Widerstand zu leisten.

Bereiten Sie sich darauf vor, zu erklären, warum Sie Nein gesagt haben, und geben Sie Informationen an, die zeigen, welche Auswirkungen dies auf das gesamte Projekt haben wird. Wenn Ihr Kunde darauf besteht, tun Sie, was wir bereits erwähnt haben: Bitten Sie um eine Verlängerung und eine Änderung des Budgets. Scheuen Sie sich nicht, mit den Beteiligten zu kommunizieren, und scheuen Sie sich auf keinen Fall vor dem kleinen, aber mächtigen Wort „Nein“.

Abschließende Gedanken: Verhinderung von Scope Creep

Wir hoffen, dass Sie nie in eine Situation geraten, in der Scope Creep Ihr ​​Projekt infiltriert hat. Wenn Sie jedoch schon einmal in dieser Situation waren oder sich gerade in dieser befinden, hoffen wir, dass die von uns bereitgestellten Informationen Ihnen helfen werden, aus der Klemme zu kommen. Seien Sie proaktiv und richten Sie Ihre Projekte von Anfang an richtig ein, dann muss Scope Creep kein Problem sein.

Waren Sie schon einmal für ein Projekt verantwortlich, bei dem es Probleme mit dem Budget oder der Planung gab? Was haben Sie getan, um die Probleme zu lösen? Haben Sie eine der erwähnten Softwareprogramme verwendet, um die Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern? Haben Sie schon einmal einen Kunden abgelehnt? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich wissen und wie immer vielen Dank fürs Lesen.

FAQs: Umgang mit Scope Creep

• Warum kommt es zu einer Ausweitung des Umfangs?

  Eine Ausweitung des Arbeitsumfangs kann aus verschiedenen Gründen auftreten, unter anderem durch schlechte Planung, mangelhafte Kommunikation, unangemessene Ressourcennutzung und die Angst, „Nein“ zu sagen, wenn es nötig ist.

• Was ist ein berühmtes Beispiel für Scope Creep?

  Eines der bekanntesten Beispiele für eine solche Ausweitung des Projektumfangs betraf den Denver International Airport. Das Projekt zum Bau des meilenhohen Flughafens überschritt das Budget um zwei Milliarden Dollar und hatte 16 Monate Verspätung.

• Was ist Scope Creep bei Agile?

  Scope Creep bei Agile ähnelt Scope Creep bei linearen und hybriden Projektmanagementmethoden. Die zusätzliche Herausforderung besteht darin, dass Agile bereits ein hohes Maß an Flexibilität unterstützt, sodass Projekte mit Scope Creep bei Agile-Methoden schnell außer Kontrolle geraten können.