Was ist Workflow-Automatisierung und wie funktioniert sie im Jahr 2024?

Wichtige Erkenntnisse: Workflow-Automatisierung erklärt

Die Verwaltung eines Projekts ist selbst unter den besten Bedingungen eine Herausforderung. Die Verwaltung und Überwachung von Aufgaben, das Hinzufügen von Fälligkeitsdaten und die Kommunikation mit Teammitgliedern nimmt Zeit in Anspruch, die oft kostbar ist. Wussten Sie, dass Sie Zeit sparen können, indem Sie die beste Projektmanagementsoftware und Tools wie Zapier verwenden, um die Workflow-Automatisierung einzuführen? Wenn nicht, erwartet Sie eine Überraschung.

Durch den Einsatz von Software kann die Zeit, die Mitarbeiter mit Routineaufgaben verbringen, erheblich reduziert werden.

In diesem Leitfaden erklären wir die Workflow-Automatisierung und wie Sie damit Aufgaben automatisieren und während des Lebenszyklus Ihres Projekts wertvolle Zeit sparen können. Wir erklären auch, wer Automatisierung nutzen kann, welche Software dafür am besten geeignet ist und worauf Sie achten sollten, bevor Sie sich für eine Automatisierungslösung entscheiden. Wir wissen, dass Sie lernbegierig sind, also legen wir gleich los.

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Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung werden Tools zur Workflow-Automatisierung verwendet, um sich wiederholende Aufgaben ohne die Eingabe eines Mitarbeiters zu erledigen. Nachdem Automatisierungen eingerichtet wurden, werden Aufgaben automatisch aktualisiert, sobald ein Auslöser aktiviert wurde. Beispielsweise kann eine Aufgabe als Marketing kategorisiert werden, und der für das Marketing zuständige Mitarbeiter wird automatisch damit betraut.

monday.com bietet zahlreiche gebrauchsfertige Automatisierungen und ermöglicht Ihnen die Erstellung eigener.

Wie Sie sehen werden, ist das Erstellen von Automatisierungen selbst in einigen der besten kostenlosen Projektmanagement-Softwares ein Kinderspiel. Die meisten Plattformen wie monday.com, ClickUp und Zoho Projects verfügen über vorgefertigte Automatisierungen, die mit einem einzigen Klick verwendet werden können. Als Bonus können Sie benutzerdefinierte Workflows und Automatisierungen erstellen, ohne Programmierkenntnisse zu haben.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Dank moderner Software können Sie Automatisierungen erstellen, um sowohl einfache als auch komplexe Aufgaben zu erledigen. Sie können einen Prozess automatisieren oder mehrere Softwareteile miteinander verknüpfen, um Ereignisse auf allen Plattformen auszuführen, wenn ein Auslöser aktiviert wird. Nachfolgend sehen Sie Beispiele für einfache und komplexe Automatisierungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen können.

• Aufgaben können automatisch dem richtigen Mitglied Ihres Teams zugewiesen werden.
• Aufgaben können direkt aus E-Mails zu einem Kanban-Board hinzugefügt werden.
• Wenn der Status einer Aufgabe aktualisiert wird, können Nachrichten an die entsprechende Person über Slack, Microsoft Teams oder andere Messaging-Plattformen gesendet werden.
• In Projektmanagementsoftware hochgeladene Dateien können automatisch mit vielen der besten Cloud-Speicherdienste geteilt werden.
• Wenn Ihr Marketingteam einen Hinweis aus einer E-Mail erhält, kann der Aufgabenspalte des Vertriebsteams die Aufgabe hinzugefügt werden, den potenziellen Kunden anzurufen.
• Für Aufgaben mit Fälligkeitsdaten können automatisch Nachrichten an Teammitglieder gesendet, eine Kalender-App eines Drittanbieters aktualisiert und sie auf das entsprechende Board oder in die Kanban-Spalte verschoben werden.
• Wenn Ihr Projekt aktualisiert wird, können Daten an externe Datenbanken und Software wie Tableau gesendet werden, die detaillierte Berichte erstellen können.
• Wenn Ihre Aufgaben und Prozesse wöchentlich erneuert werden, können Sie Workflow-Automatisierungen erstellen, die zu Beginn jeder Woche automatisch Aufgaben generieren und Teammitglieder, Fälligkeitsdaten und andere benutzerdefinierte Informationen hinzufügen.
• Wenn Sie eine Rechnung erstellen, kann diese mithilfe einer Automatisierung automatisch an DocuSign gesendet werden, damit Ihr Kunde sie genehmigen und unterschreiben kann.

Make.com ist die ideale Plattform für die Erstellung komplexer
Automatisierungen, die mehrere Plattformen umfassen.

Vorteile: Warum Workflows automatisieren?

Automatisierte Workflows können Ihnen dabei helfen, während eines Projekts viel Zeit zu sparen, indem sie andernfalls zeitaufwändige manuelle Prozesse automatisch abschließen. Wenn Sie nicht verstehen, warum Sie Aufgaben automatisieren sollten, wird die folgende Liste Ihnen hoffentlich Klarheit verschaffen.

Produktivität steigern

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen lässt sich die Produktivität deutlich steigern. Sie müssen keine Aufgaben mehr erstellen, Fälligkeitsdaten und Zuständige hinzufügen, Daten in benutzerdefinierte Felder eingeben oder Zeiterfassungsstatistiken manuell in Drittanbietersoftware exportieren. Automatisierte Aufgaben können all dies und noch mehr für Sie erledigen, sodass Sie sich auf dringlichere Angelegenheiten konzentrieren können.

Bessere Kommunikation

Mithilfe von Automatisierungen können Sie Projektmanagementsoftware mit Kollaborationstools wie Slack verknüpfen. In Ihrem Namen können automatisierte Nachrichten über Aufgaben gesendet werden, deren Status sich ändert oder die hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Die Nachrichten tragen dazu bei, die Kommunikation zu verbessern und die Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten. Aktualisierungen zu Aufgaben können die Verantwortlichkeit erhöhen und dazu beitragen, dass Projekte nicht zu sehr ausufern.

Fehlerreduzierung

Das Erstellen von Automatisierungen für wiederholbare Aufgaben kann dazu beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren. Bei richtiger Einrichtung können Automatisierungen, die Karten erstellen, Daten exportieren, Datenerfassungen durchführen oder Aktualisierungen für Sie durchführen, zur Risikominderung beitragen. Projektmanager und Geschäftsbenutzer sollten alle danach streben, Fehler im Geschäftsbetrieb zu reduzieren.

Automatisierungen können Ihnen helfen, Zeit zu sparen, die Kommunikation zu verbessern,
Reduzieren Sie Fehler und steigern Sie die Produktivität Ihrer Teams.

Bessere Berichterstattung

Wenn das Erstellen von Berichten zur Anzeige von Leistungskennzahlen nicht Ihr Ding ist, können Sie diese auch durch Automatisierung erstellen lassen. Sie können eine Workflow-Automatisierungslösung erstellen, die Projektdaten abruft und in Google Sheets oder eine spezielle Berichtssoftware exportiert. Wenn Sie sicherstellen, dass die richtigen Parameter eingestellt sind, und der Software mitteilen, wie oft Sie die Berichte erhalten möchten, können Sie loslegen.

Reduziert Stress

Letztendlich hilft die Erstellung eines Business-Workflows oder von Automatisierungen nicht nur Ihnen und Ihrem Team, produktiver zu sein, sondern reduziert auch den Stress. Stellen Sie sich vor, Sie könnten kleine, lästige Aufgaben von Ihrem Teller streichen. Sie müssen sich nicht mehr über Kleinigkeiten aufregen und können sich auf größere Aufgaben und dringlichere Probleme konzentrieren, da Sie wissen, dass die untergeordneten Aufgaben weiterhin erledigt werden.

Workflow-Automatisierungsprozess: Schritte

Wenn Sie befürchten, dass die Automatisierung von Aufgaben eine Herausforderung sein könnte, haben Sie keine Angst. Heutzutage ist es unglaublich einfach, grundlegende Automatisierungen und komplette Workflow-Automatisierungen zu erstellen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie einfach es ist, mit monday.com lästige Aufgaben aus Ihrem Leben zu streichen.

Viele Fachleute können von der Verwendung von Automatisierungen profitieren. Unabhängig von Ihrer Branche können Sie Workflow-Management-Automatisierungen erstellen, die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie verschiedene Personen von der Workflow-Automatisierung profitieren können.

Projektmanager

Projektmanager können Zeit sparen, indem sie Prozesse wie die Aufgabenzuweisung, das Verschieben abgeschlossener Aufgaben, die Automatisierung sich wiederholender Benachrichtigungen für kritische Aufgaben und das Erstellen von Berichten zur Überprüfung des Projektfortschritts automatisieren. Wie Sie oben gesehen haben, dauert das Erstellen von Automatisierungen in Projektmanagementsoftware überhaupt nicht lange, aber die Zeit, die sie bei einem komplexen Projekt sparen können, ist unbezahlbar.

Personalwesen

Auch Personalmanager können von Automatisierungen profitieren. Mit wenigen Klicks können Sie Automatisierungen erstellen, die Bewerber durch einen Einstellungsprozess führen, die Dokumentenverwaltung vereinfachen, Bewerber, die ihren Lebenslauf per E-Mail geschickt haben, zu Kontaktlisten hinzufügen und sogar automatische E-Mails an Bewerber senden, die es nicht geschafft haben.

Vertrieb und CRM

Automatisierungen funktionieren auch für den Vertrieb und das CRM. Wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, können Automatisierungen potenzielle Kunden durch die Vertriebspipeline leiten. Sobald ein Kunde einen Termin auswählt, können Besprechungserinnerungen für Vertriebsmitarbeiter eingerichtet werden. Wenn ein Kunde im CRM ein Serviceanforderungsformular ausfüllt, kann für Ihr Team eine Aufgabe zur Kontaktaufnahme mit ihm erstellt werden.

Marketing

Marketingteams können Erinnerungen für Social-Media-Posts automatisieren, nachdem eine Kampagne live gegangen ist. Auf Kanban-Boards erledigte Aufgaben können ins Archiv verschoben werden. Sobald in die Software hochgeladene Dateien geprüft wurden, können sie in einen sicheren Cloud-Speicher übertragen werden. Marketingaufgaben können Teammitgliedern automatisch je nach Kunde zugewiesen werden.

Nicht jede Software ist gleich, und das gilt insbesondere für die Automatisierung. Nachfolgend listen wir unsere bevorzugten Automatisierungsprogramme auf.

1. monday.com: Die beste Projektmanagementlösung für die meisten Teams verfügt auch über einen der besten Automatisierungs-Builder. Es gibt viele vorgefertigte Automatisierungen und es ist ganz einfach, eigene zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie in unserem monday.com-Test.
2. Klicken Sie auf „Up“: ClickUp ist eines unserer Lieblingstools für Zusammenarbeit und Automatisierung. Wie monday.com bietet es einfach zu implementierende, vorgefertigte Automatisierungen und einen intuitiven Automatisierungs-Builder. Erfahren Sie mehr in unserem ClickUp-Test.
3. Zoho Projekte: Zoho Projects lässt sich in viele andere Zoho-Plattformen integrieren und verfügt über einen Automatisierungsgenerator, mit dem Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen können, die die gesamte Bandbreite der Software abdecken. Weitere Informationen finden Sie in unserem Testbericht zu Zoho Projects.
4. Trello: Der Automatisierungsbutler in Trello ist eines unserer Lieblingstools. Es ist nicht die schönste Funktion, aber sie ist sehr leistungsstark. Trello unterstützt ab dem kostenlosen Plan unbegrenzte Plattformintegrationen und Automatisierungen. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Trello-Testbericht.
5. Zapier: Zapier ist ein robustes Automatisierungs- und Integrationstool, das Tausende von Plattformen miteinander verknüpfen kann, selbst wenn die Software Ihrer Wahl viele der von Ihnen verwendeten Apps nicht nativ unterstützt. In unserem Leitfaden „Was ist Zapier?“ erfahren Sie, wie Sie schnell Automatisierungen erstellen.
6. Make.com: Wie Zapier ist Make.com ein Automatisierungs-Builder von Drittanbietern, der über eine schöne Benutzeroberfläche verfügt und viele Plattformen unterstützt. In unserem Leitfaden „So verwenden Sie Make.com“ erfahren Sie, wie Sie es verwenden.

So wählen Sie eine Software zur Workflow-Automatisierung aus

Nachdem Sie nun wissen, was Automatisierungen sind und wie Sie damit die manuelle Dateneingabe reduzieren und zeitaufwändige Aufgaben erledigen können, sollten Sie sich für eine Software entscheiden, mit der Sie effiziente automatisierte Arbeitsabläufe erstellen können. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie das geht.

Stellen Sie sicher, dass Automatisierungen unterstützt werden

Bevor Sie sich für eine Software für Ihr kleines Unternehmen oder Ihren Konzern entscheiden, vergewissern Sie sich, dass diese Automatisierungen unterstützt oder zumindest Unterstützung für Automatisierungsplattformen von Drittanbietern wie Zapier oder Make.com bietet. Sie können dies tun, indem Sie auf die Website der Software gehen und sich über deren Funktionen informieren. Die meisten Projektmanagement-Softwareplattformen listen diese Funktionen deutlich sichtbar auf.

Selbst wenn Sie Software wählen, die Automatisierungen nicht nativ unterstützt,
Sie können weiterhin von der Workflow-Automatisierung über Tools wie Zapier profitieren.

Überprüfen Sie die Integrationsunterstützung doppelt

Wenn Sie keine Plattformen von Drittanbietern verwenden möchten, überprüfen Sie noch einmal, ob die gewünschte Software Integrationen für die Plattformen bietet, mit denen Sie arbeiten. Auch dies können Sie ganz einfach überprüfen, indem Sie die Website der Software besuchen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, sich für einen teuren Plan anzumelden, nur um dann festzustellen, dass er für Sie nicht funktioniert.

Nutzen Sie kostenlose Testversionen, um Plattformen in Aktion zu sehen

Scheuen Sie sich nicht, kostenlose Testversionen von Software zu nutzen, die Sie interessiert. Die meisten Plattformen bieten unverbindliche Testversionen an, für die keine Kreditkarte erforderlich ist. Sie können beispielsweise monday.com 14 Tage lang kostenlos testen, um zu sehen, ob es Ihnen und Ihren Anforderungen entspricht. Testen Sie die Software, richten Sie Automatisierungen ein und sehen Sie, wie viel einfacher Ihr Leben sein könnte.

Überprüfen Sie, ob ein Anbieter Automatisierungsunterstützung anbietet
Sie benötigen, indem Sie die Website besuchen und kostenlose Testversionen verwenden.

Überprüfen Sie, ob Automatisierungseinschränkungen vorliegen

Ein weiteres Detail, das Sie auf der Website eines Produkts überprüfen können, sind dessen Einschränkungen. Leider bieten nicht alle Plattformen kostenlose Automatisierungen an und viele begrenzen die Anzahl der monatlichen Automatisierungen, die Sie ausführen können. Wenn Sie viele Automatisierungen benötigen, müssen Sie sich möglicherweise für einen teuren Plan entscheiden. Gehen Sie mit der gebotenen Sorgfalt vor, indem Sie auf Einschränkungen prüfen und feststellen, ob der von Ihnen benötigte Plan in Ihr Budget passt.

Abschließende Gedanken: Lösungen zur Workflow-Automatisierung

Wir hoffen, dass Ihnen unser Leitfaden zur Workflow-Automatisierung gezeigt hat, wie nützlich diese ist. Die heutige Software kann Zeit sparen, indem sie alles von einem Spesengenehmigungsprozess bis hin zu Überwachungsaufgaben für Finanzdienstleistungsunternehmen übernimmt. Automatisierungen lassen sich auf vielen Plattformen einfach erstellen; sie können dazu beitragen, Fehler zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und Burnout vorzubeugen.

Haben Sie davor zurückgeschreckt, Automatisierungen zu verwenden, weil Sie befürchteten, sie könnten zu kompliziert sein? Können Sie sich nach dem Lesen dieses Handbuchs vorstellen, Automatisierungen zu verwenden? Welche Aufgaben möchten Sie automatisieren? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen und wie immer vielen Dank fürs Lesen.

FAQ: Automatisierter Workflow

• Wie erstellt man eine Workflow-Automatisierung?

  Viele führende Projektmanagement-Apps und Tools von Drittanbietern wie Zapier und Make.com haben das Erstellen einfacher und komplexer automatisierter Workflows vereinfacht. In vielen Fällen ist es so einfach wie die Auswahl einer vorgefertigten Automatisierung und das Klicken auf „Anwenden“.

• Was ist KI-Workflow-Automatisierung?

  Bei der KI-Automatisierung analysiert die KI Ihre Arbeitsabläufe und schlägt Ihnen Automatisierungen vor, die Sie nicht mehr selbst erledigen müssen. Die KI kann auch Dateneingaben durchführen, Nachrichten senden und Trends analysieren.

• Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Prozessautomatisierung?

  Bei der Workflow-Automatisierung wird Software zur Ausführung sich wiederholender Aufgaben eingesetzt. Die Prozessautomatisierung konzentriert sich auf Prozesse im Gesamtbild und wird häufig verwendet, um Prozesse während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts zu optimieren.