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- Lean-Budget-Leitplanken sind Richtlinien und Praktiken, die Projektmanager bei der Budgetierung, den Ausgaben und der Verwaltung von Projektportfolios unterstützen können.
- Es gibt vier Lean-Budget-Leitplanken: Steuerung der Investitionen nach Zeithorizont, Anwendung der Kapazitätszuweisung zur Optimierung von Wert und Lösungsintegrität, Genehmigung wichtiger Initiativen und kontinuierliche Einbindung der Geschäftsinhaber.
- Leitplanken der schlanken Budgetierung helfen Unternehmen dabei, ihre Budgets an den strategischen Geschäftsabläufen und Kundenbedürfnissen auszurichten.
Fakten und Expertenanalyse zu Lean-Budget-Leitplanken:
- SAFe und LPM: Lean Budgeting ist eine entscheidende Komponente des Scaled Agile Frameworks SAFe. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team über ein Mitglied verfügt, das für die Anwendung von Lean Portfolio Management (LPM) zertifiziert ist.
- Lean vs. traditionelle Buchhaltung: Der größte Unterschied zwischen Lean- und herkömmlicher Buchhaltung besteht darin, dass Teams bei der Lean-Budgetierung Flexibilität genießen. SAFe-Teams können Budgets problemlos an sich ändernde Märkte und Kundenanforderungen anpassen, während dies bei Teams mit herkömmlichen Buchhaltungsmethoden nicht möglich ist.
- Verwaltung mehrerer Portfolios: Skalierte agile Teams arbeiten oft an vielen Projekten gleichzeitig. Glücklicherweise ermöglicht Software wie monday.com Managern, Lean-Portfoliomanagement-Praktiken schnell umzusetzen und Lean-Budgets für mehrere Portfolios im Auge zu behalten.
Die Kontrolle von Budgets für große und kleine Projekte kann selbst mit der besten Projektmanagementsoftware eine Herausforderung sein. Leider ist die Budgetkontrolle bei Verwendung skalierter agiler Frameworks wie SAFe noch schwieriger. Schlanke Budgetleitplanken in SAFe helfen Ihnen nicht nur bei der Kontrolle Ihrer Budgets, sondern verbessern auch den Kundennutzen, den Durchsatz und Ihren Wertstrom.
Was Lean Budgeting von traditionellen Buchhaltungsmethoden unterscheidet, ist die Tatsache, dass Lean Budgets jedem Projekt vor dessen Start Mittel zuweisen, aber Diese Budgets können an sich ändernde Märkte und Kundenwünsche angepasst werden. Im Gegensatz dazu legt die traditionelle Buchhaltung Projektbudgets für ein ganzes Jahr fest und kann diese nur schwer an neue Anforderungen anpassen.
In diesem Leitfaden besprechen wir Lean-Budgetleitplanken und wie sie bei der Budgetkontrolle helfen können. Wir untersuchen auch die Vorteile der Lean-Budgetierungsmethode gegenüber herkömmlichen Budgetkontrollen. Am Ende werden Sie besser verstehen, wie Lean-Budgets Unternehmen dabei helfen können, strategische Ziele mit Projektbudgets in Einklang zu bringen, was Ihrem CFO ein Lächeln ins Gesicht zaubern sollte.
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Was sind Lean-Budget-Leitplanken im Lean-Portfoliomanagement?
Lean-Budgetleitplanken sind finanzielle Richtlinien und Strategien, die im Lean-Portfoliomanagement (LPM) verwendet werden – einer Schlüsselkomponente von SAFe. Die Richtlinien und Strategien tragen zur Verbesserung der Unternehmensabläufe bei, indem sie Struktur für die direkten Ausgaben schaffen, d. h. für den Kauf von Waren (Materialien, Ausrüstung und Zubehör) für ein Projekt.
Die vier Lean-Budget-Leitplanken können dazu beitragen, dass die Projektfinanzen nicht außer Kontrolle geraten.
Die Abstimmung der Ressourcenzuweisung auf die geplanten Ausgaben des Unternehmens kann den Return on Investment (ROI) eines Unternehmens optimieren. Darüber hinaus erhöht Lean Budgeting durch die Verwendung von Bewertungskriterien die Transparenz und Verantwortlichkeit. Darüber hinaus werden traditionell starre Projektbudgets flexibler und können an organisatorische und Marktschwankungen angepasst werden.
Die vier Leitplanken von SAFe Lean Budget erklärt
Lean Budgeting ähnelt Lean Project Management. Die Idee ist, Bewerten Sie Systeme und vermeiden Sie unnötige Schritte um Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Sobald die Finanzbewertung erfolgt ist und der finanzielle Rahmen eines Projekts festgelegt ist, können Sie einen angemessenen Geldbetrag für ein Projekt bereitstellen, um Innovation und Produktivität zu fördern.
Um einen finanziellen Rahmen für ein Projektportfolio zu erstellen, kann ein Projektmanager, Scrum Master oder Finanzmanager ein Projekt anhand von vier Lean-Budgetleitplanken bewerten. Wir werden diese Leitplanken unten untersuchen.
Leitplanke 1: Investitionen nach Horizonten ausrichten
Projektportfolios werden anhand von Anlagehorizonten bewertet, die mit Zeithorizonten einhergehen. Anlagehorizonte beziehen sich auf die Zeitspanne, für die ein Investor bereit ist, bedeutende Anteile an einem Projektportfolio zu halten. Der Zeitraum wird normalerweise durch das Risiko bestimmt.
Zeithorizonte, auch Planungshorizonte genannt, sind Zeitpunkte, an denen Aktionen und Prozesse (Wertströme) ausgewertet werden. Es gibt vier Zeithorizonte: den kurzfristiger Horizont evaluiert bestehende Lösungen; die mittelfristiger Horizont berücksichtigt die sich abzeichnende Entwicklung; die langfristiger Horizont evaluiert zukünftige Möglichkeiten; und die vierter Horizont ist der Ruhestand.
Um sicherzustellen, dass der Fokus auf alle Wertströme gelegt wird, werden jedem Horizont unterschiedliche Budgets zugewiesen.
Beim Lean-Portfoliomanagement werden Budgets zugewiesen, die sich sowohl auf die Wertströme als auch auf das Portfolio auswirken. Die Budgets werden überwacht, um Über- und Unterinvestitionen zu erkennen. Eine Überinvestition im langfristigen Horizont könnte beispielsweise darauf hinweisen, dass zu viel Wert auf Innovationen gelegt wird.
Ebenso könnte ein zu niedrig angesetzter kurzfristiger Zeithorizont ein Hinweis darauf sein, dass eine Organisation aktuellen Problemen nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt. Bedenken Sie, dass das Budget eines Wertstroms Personal und Ressourcen finanziert. Eine zu niedrige Budgetierung könnte also zu einer Katastrophe führen, wenn nicht genügend Mittel vorhanden sind, um Probleme und Risiken zu bewältigen.
Leitplanke 2: Kapazitätszuweisung anwenden
Dieses Geländer soll helfen die Initiativen in jedem Wertstrom ausbalancieren. Es ermöglicht Führungskräften, Kapazitätsziele für neue Funktionen, Wartung, technische Upgrades und mehr in jedem Wertstrom festzulegen. Durch die Angabe eines Zielprozentsatzes in jedem Wertstrom wird sichergestellt, dass sich die Teams nicht nur auf einen Zeithorizont konzentrieren.
Lean Portfolio Management besagt, dass jeder Wertstrom die Kapazitätszuweisungskategorien basierend auf der aktuellen Situation und der Richtung, in die sich die Agile Release Trains (funktionsübergreifende Teams) bewegen, anpassen sollte. Die Ausgaben sollten auf ein gutes Gleichgewicht zwischen Nachhaltigkeit, organisatorischen Anforderungen, Innovation und Kundenanforderungen abzielen.
Leitplanke 3: Genehmigung wichtiger Initiativen
Die dritte Leitlinie betrifft die Steuerung großer Investitionen. Bei der Planung Obergrenzen für die Ausgaben werden festgelegt. Initiativen, die mehr als 250.000 US-Dollar kosten, müssen beispielsweise genehmigt werden. Das Projektteam oder die lokale Entscheidungsbehörde kann dagegen Portfolio-Epic-Schwellenwerte (Aktivitäten), die geringere Ausgaben erfordern, ohne Zustimmung der Geschäftsführung genehmigen.
Bei diesem Ansatz des Finanzmanagements ist nur die Genehmigung von Aktivitäten von erheblicher strategischer Bedeutung erforderlich, die die maximale Ausgabenschwelle überschreiten, und er eignet sich gut für dezentrale Organisationsstrukturen.
Leitplanke 4: Kontinuierliches Engagement der Geschäftsinhaber
Kontinuierliches Engagement der Unternehmer konzentriert sich auf Input von Kunden, Investoren und wichtigen Stakeholdern während der Implementierung von SAFe und während des gesamten Projektlebenszyklus. Nach jedem Programminkrement (PI) oder jeder Iteration (ähnlich wie Sprint-Reviews) werden häufige Meetings abgehalten, um Ziele zu priorisieren, Pläne zu genehmigen, Feedback zu geben und Risiken und Probleme zu besprechen.
Durch Meetings während der PI-Planung und nach deren Ende können die Teams besser zusammenarbeiten und erhalten ständig Feedback und Anleitung. Gleichzeitig können Kunden und Stakeholder den Projektfortschritt überwachen und sicherstellen, dass sie ihr Geld wert bekommen.
Welche Vorteile bietet die Einführung schlanker Budgetleitplanken?
Leitplanken für schlankes Budget die dringend benötigte Finanzstruktur und Governance für Projekte schaffen. Sie tragen dazu bei, dass Wertströme (die Aktivitäten, aus denen das Projekt besteht) den größtmöglichen Nutzen für Investoren, Kunden und Projektbeteiligte schaffen. Im Folgenden sehen wir uns die Vorteile dieser agilen Buchhaltungsmethode an.
- Verantwortliches Ausgabenmanagement: Bei richtiger Umsetzung erhöhen Leitplanken im LPM die finanzielle Verantwortlichkeit. Teams wissen, dass sie bis zu einem gewissen Grad sinnvoll ausgeben können, müssen aber eine Genehmigung einholen, um die epische Schwelle des Portfolios zu überschreiten.
- Risikomanagement: Lean Budgeting kann Projektleitern dabei helfen, Risiken zu managen. Durch die Zuordnung von Kapazitäten zu Zeithorizonten können Teams das Risiko von Mehrausgaben begrenzen.
- Strategische Ausrichtung: Die entscheidende Funktion der Lean-Budgetierung besteht darin, die Übereinstimmung zwischen Geschäftsstrategien und Kundenanforderungen aufrechtzuerhalten.
- Agilität und Flexibilität: Im Gegensatz zu traditionellen Buchhaltungsmethoden, bei denen Budgets für ein ganzes Geschäftsjahr festgelegt werden, werden beim Lean-Budgeting jedem Projektportfolio Budgets zugewiesen. Dadurch können Teams Budgets an sich ändernde Märkte und Kundenwünsche anpassen.
Wie verringern Lean-Budget-Leitplanken das Risiko?
Projektmanager können Risiken mindern, indem sie Lean-Budgetleitplanken auf verschiedene Weise implementieren. Zu diesen Methoden gehören die folgenden:
- Aufsicht über große Initiativen: Der Genehmigungsprozess für Ausgaben, die den festgelegten Grenzwert überschreiten, trägt zu einer größeren Rechenschaftspflicht bei und senkt das finanzielle Risiko.
- Budgetverfolgung: Durch die Überwachung von Zeithorizonten und Budgets können Projektleiter finanzielle Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen und rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen.
- Finanzielle Transparenz: Klar definierte Richtlinien und die kontinuierliche Einbindung von Geschäftsinhabern, Investoren und Stakeholdern sorgen für finanzielle Transparenz. Jedes Projektmitglied kann jederzeit Finanzinformationen einsehen und Probleme angehen, bevor sie kritisch werden.
- Kontinuierliches Engagement: Durch regelmäßige Treffen mit Stakeholdern und Kunden kann das gesamte interne und externe Projektteam Risiken besprechen und Pläne zu deren Bewältigung formulieren, falls diese auftreten sollten.
Was ist der Vorteil von Lean-Budget-Leitplanken gegenüber herkömmlichen Methoden?
Der größte Vorteil von Lean Budgeting im Vergleich zur traditionellen projektbasierten Finanzierung ist Flexibilität. Traditionelle Buchhaltungsmethoden verteilen Budgets für ein ganzes Jahr auf der Grundlage der Ausgaben des Vorjahres. Diese Methode ist unflexibel und berücksichtigt weder sich ändernde Kundenanforderungen noch Branchen- und Marktveränderungen.
Lean Budgeting berücksichtigt Kundenanforderungen, Systeme, Prozesse und Märkte für jedes Projektportfolio. Nach sorgfältiger Analyse werden die finanziellen Rahmenbedingungen für einzelne Projekte festgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass Projekte über genügend Kapital verfügen, um die Kundenanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig den Strategien und Zielen des Unternehmens treu zu bleiben.
Abschließende Gedanken
Lean-Budgeting-Leitplanken – eine Schlüsselkomponente des Budgetmanagements in SAFe – ermöglichen es Teams, während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts finanziell flexibel zu bleiben. Darüber hinaus hilft eine kontinuierliche Überwachung dabei, eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass die Finanzmittel intelligent auf verschiedene Schwerpunktbereiche verteilt werden, und indem für alle Initiativen, die die festgelegten Budgets überschreiten, eine Genehmigung erforderlich ist.
Durch die Implementierung von Lean Budgeting werden Teams finanziell zur Verantwortung gezogen und Kunden und Investoren wird ein maximaler Mehrwert geboten. Verwenden Sie die SAFe-Methode? Haben Sie festgestellt, dass Lean-Budget-Leitplanken dabei helfen, Projekte auf Kurs zu halten? Welche Projektmanagement-Software verwenden Sie zur Nachverfolgung der Finanzen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen. Danke fürs Lesen.
FAQ: Leitplanken für schlankes Budget
- Was ist eine Lean-Budget-Leitplanke?
Eine Lean-Budget-Leitplanke ist eine Vorgehensweise oder Richtlinie, die dabei hilft, die Budgetierung, Ausgaben und Steuerung von Projektportfolios zu kontrollieren.
- Was ist eine Leitplanke für knappe Budgetausgaben?
Die erste Lean-Leitlinie für die Ausgaben im Budget besteht darin, Investitionen nach Zeithorizonten zu lenken. Zu den weiteren Leitlinien gehören die Anwendung der Kapazitätszuweisung zur Optimierung des Werts, die Genehmigung wichtiger Initiativen und die kontinuierliche Einbindung der Geschäftsinhaber.
- Wie verringern Lean-Budget-Leitplanken das Risiko in SAFe?
Schlanke Budgetleitplanken helfen Unternehmen dabei, Verschwendung zu reduzieren und Unternehmensziele mit den Organisationsbudgets in Einklang zu bringen.
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