Die Verwaltung der Kommunikation ist zu einem wahren Balanceakt geworden. Jedes Jahr bringt neue Herausforderungen mit sich, sei es, mit den Interessen des Publikums Schritt zu halten, schwierige wirtschaftliche Bedingungen zu meistern oder sogar eine unerwartete Markenkrise zu entschärfen.
Es wird viel über die Rolle der künstlichen Intelligenz (KI) in Marketing und Kommunikation diskutiert, und das aus gutem Grund: KI hat das Potenzial, die Unternehmenskommunikationslandschaft neu zu gestalten. Die Unternehmenskommunikationsteams sind dafür verantwortlich geworden, ihre Marke vor möglichen Fehlschlägen durch KI-Technologie zu schützen. Es kann jedoch schwierig sein, zu wissen, wo man bei der Bewertung der Risiken und Vorteile anfangen soll.
Rachelle Bedell, Kommunikations- und Engagement-Managerin der Stadt Gilroy in Kalifornien, experimentiert mit generativer KI, während sie Inhalte entwickelt, um Verbindungen zwischen der lokalen Regierung von Gilroy und ihren 60.000 Einwohnern aufzubauen.
Wir haben mit Bedell über ihre wichtigsten Erkenntnisse zu den Vor- und Nachteilen des Einsatzes von KI in der Kommunikation gesprochen. In diesem Leitfaden behandeln wir ihre Tipps sowie weitere Ratschläge, wie Kommunikationsleiter ihre Teams dazu befähigen können, diese Technologie selbstbewusst einzusetzen.
Die KI und Automatisierung von Zoho Social übernimmt Ihre manuelle Arbeit beim Veröffentlichen, Zuhören, Analysieren und in der Kundenbetreuung, sodass Ihr Team die Entscheidungsfindung priorisieren kann, die keine Maschine nachahmen kann.
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Was können Kommunikationsteams mit KI tun?
Viele behaupten, dass KI die Produktivität Ihres Teams steigern kann. Doch gibt es dafür auch Beweise? Laut Bedell gibt es welche.
„Es macht uns nicht nur effizienter, es bringt uns auch weiter“, sagt Bedell. „Es ist wie die Erfindung des Grafikrechners für Mathematik. Wir müssen nicht mehr herumsitzen und mit Papier und Bleistift Zahlen addieren. Stattdessen können wir das, was es uns bietet, nutzen und so viel mehr tun.“
Aber wie sieht „mehr“ genau aus? Hier sind drei praktische Anwendungen für die Unternehmenskommunikation, mit denen Ihr Team Zeit sparen kann.
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Optimieren Sie die Ideenfindung und Erstellung von Inhalten
Kommunikationsprofis müssen nicht nur kreative, überzeugende Markenbotschaften entwickeln, sondern diese Botschaften auch auf bestimmte Kanäle, Zielgruppen und Events zuschneiden. Es wird immer schwieriger, die richtige Person zur richtigen Zeit mit der richtigen Botschaft zu erreichen.
Zum Glück gibt es künstliche Intelligenz, die uns dabei hilft.
Generative KI-Tools wie ChatGPT können Ihnen keine veröffentlichungsfertigen Inhalte liefern: Es besteht immer noch viel Unklarheit darüber, ob KI-generierte Inhalte urheberrechtlich geschützt. Um Ihr Geschäft zu schützen, ist es wichtig, das Endergebnis an den unverwechselbaren Ton Ihrer Marke anzupassen. Dadurch wird eine persönliche Note gewährleistet, die das Image Ihrer Marke wahrt.
„Ich verwende es am häufigsten für Überarbeitungen“, sagt Bedell. „Ich bitte um Ideen, wie ich den Inhalt umformulieren kann, damit er ansprechender ist oder eine bestimmte Handlung auslöst. Dann bewerte ich die Reaktion und verfeinere ihn von dort aus.“
KI-gestützte Tools können Ihnen eine neue Perspektive eröffnen und Ihre Kreativität anregen. Sie leiten Sie in die richtige Richtung, ohne dass Sie auf die Inspiration warten müssen. Um die Effizienz eines Tools zu maximieren, müssen wir die Kunst beherrschen, eine KI-Eingabeaufforderung oder -Abfrage zu schreiben, damit das Tool genau die Aspekte auswählen kann, die geliefert werden müssen.
„Es ist ein toller Ausgangspunkt für kreative Ideen“, sagt Bedell. „Ich arbeite zum Beispiel an der jährlichen Pride Month-Kampagne der Stadt. Wir haben in der Vergangenheit Kampagnen durchgeführt, bei denen wir die Symbolik der Pride-Flagge untersucht haben, und bei einer anderen, bei der wir wichtige historische Persönlichkeiten der Bewegung hervorgehoben haben, aber dieses Jahr wollte ich etwas anderes machen. Ich habe ChatGPT gebeten, einige Ideen zu entwickeln, und bin von dort aus losgelegt.“
Bei Zoho Social verwendet unser Kommunikationsteam generative KI, um kreative Titel für Pressemitteilungen und Medienpräsentationen zu entwickeln. Eine einfache Aufforderung wie „Schreiben Sie 3-4 Varianten für Pressemitteilungsüberschriften zu X, Y und Z“ kann wertvolle Ausgangspunkte für weitere Verfeinerungen liefern.
Sammeln Sie soziale Erkenntnisse
Zielgruppeneinblicke sind die Grundlage für eine bessere Markenpositionierung. Mit KI können Kommunikationsteams durch die Analyse der Stimmung in sozialen Medien ein tieferes Verständnis für die Gedanken der Kunden gewinnen.
Sentimentanalyse-Tools nutzen maschinelles Lernen, um Informationen über die Einstellung von Verbrauchern zu sammeln und ihren emotionalen Zustand zu bewerten. In der Kommunikation werden diese Erkenntnisse häufig genutzt, um Medienpräsentationen, Nachrichten und die Kommunikation der Führungsebene zu optimieren.
Das Marketing- und Kommunikationsteam der Indiana University beispielsweise verlässt sich auf die Erkenntnisse aus dem Social-Listening-Tool von Zoho Social, um über Gespräche auf dem Campus auf dem Laufenden zu bleiben und potenziellen Krisen zuvorzukommen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es ihnen, proaktive Maßnahmen zur Verwaltung ihres Online-Rufs zu ergreifen.
Bei Zoho Social haben wir uns verpflichtet, diese Technologie mit einer Reihe neuer KI-Funktionen auf der gesamten Plattform auszubauen. Wir kombinieren die Leistungsfähigkeit unserer proprietären maschinellen Lern- und Automatisierungsfunktionen mit dem GPT-Modell von OpenAI. Die neuen Funktionen werden auf der gesamten Zoho Social-Plattform verfügbar sein, beginnend mit Ergänzungen zu Zuhören, Veröffentlichen, Kundenbetreuung und Interessenvertretung.
Verschaffen Sie sich einen globalen Vorteil
Bei der mehrsprachigen Sentimentanalyse wird maschinelles Lernen in der Muttersprache verwendet, um aussagekräftige Sentimentdaten aus Inhalten in mehreren Sprachen zu sammeln. Diese Tools erfassen die Nuancen, die für die einzigartigen Grammatikregeln jeder Sprache spezifisch sind.
Diese Erkenntnisse stärken Ihre Kommunikationsbemühungen für nicht englischsprachige Zielgruppen und ermöglichen Ihnen den Aufbau einer Marke, die den vielfältigen Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe gerecht wird. Für Kommunikationsexperten wie Bedell können solche Erkenntnisse sicherstellen, dass alle Zielgruppen sowohl wirksame als auch zielgerechte Botschaften erhalten.
„Kalifornien hat gerade ein landesweites Gesetz verabschiedet, das Straßenverkäufern den Verkauf erlaubt“, sagt Bedell. „Jetzt ändern wir unsere Prozesse, um sie dem Landesgesetz anzupassen. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten schaffen, die Genehmigung sowohl für unsere englisch- als auch spanischsprachige Bevölkerung zugänglich zu machen.“
In Zukunft könnte Bedell mehrsprachige Stimmungsanalysen nutzen, um diese Arbeit auf Daten zu stützen, die sie unter Spanisch sprechenden Menschen in der Region gesammelt hat. Dies würde ihr helfen, eine persönlichere Botschaft zu verfassen, die widerspiegelt, wie die Bewohner das Thema diskutieren.
Wie Kommunikationsteams Risiken bei der Arbeit mit KI minimieren können
KI wird den Bereich der Kommunikation zweifellos verändern, aber die Fachkräfte hinter dem Bildschirm sind unersetzlich.
„Neulich habe ich eine Schlagzeile gelesen, in der es hieß, dass Kommunikationsteams irgendwann durch KI ersetzt werden“, sagt Bedell. „Mir war klar, dass diese Aussage von jemandem kommen musste, der derzeit nicht in der Kommunikation arbeitet. Die Rolle ist zu differenziert, als dass sie vollständig automatisiert werden könnte. Die Technologie ist noch nicht so weit.“
Darüber hinaus gibt es eine grundlegende Kommunikationsfähigkeit, die immer eine menschliche Note erfordert: den Aufbau von Beziehungen.
„Ich glaube, die Leute sind sich nicht darüber im Klaren, wie viel Beziehungsaufbau in die Kommunikation fließt“, sagt Bedell. „Das ist die halbe Miete. Der Erfolg unserer Inhalte hängt von unseren Beziehungen zu den Geschäften in der Innenstadt, dem Gesundheitsamt ab – die Liste ist endlos.“
Anstatt zu fragen, ob KI unsere Arbeitsplätze ersetzen wird, sollten wir darüber nachdenken, wie sie sie verändern wird. Die Zusammenarbeit zwischen KI- und Kommunikationsexperten ebnet den Weg in eine Zukunft, in der Technologie die menschliche Kreativität, Erkenntnis und Produktivität steigert und neu definiert, was für den Einzelnen auf jeder Ebene möglich ist.
Es ist jedoch wichtig, die mit der Einführung von KI verbundenen Risiken zu erkennen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, ist es entscheidend, das richtige Gleichgewicht zwischen KI und menschlichem Einsatz zu finden. Wenn Sie das Potenzial von KI in der Kommunikation nutzen, ist es wichtig, die damit verbundenen Risiken zu verstehen und anzugehen.
Überprüfen Sie alles doppelt
Fachleute, die textbasierte generative KI-Lösungen verwenden, sollten sich vor möglichen Wegen für Fehlinformationen in Acht nehmen, wie zum Beispiel „Chatbot-Halluzinationen“ oder fehlerhafte Behauptungen.
Bedell hat diese Probleme selbst erlebt. „Ich habe ChatGPT schon mehrmals gebeten, seine Quellen mitzuteilen, aber das hat nicht immer geklappt. Einmal, als ich nach einer Quelle für ein Beispiel suchte, das es enthielt, wurde mir gesagt, dass es nicht erkannt habe, dass ich ein echtes Beispiel wollte, und stattdessen eine hypothetische Option eingefügt habe.“
Bei der Verwendung von KI-generierten Inhalten ist es wichtig, deren Genauigkeit und Originalität durch gründliche Überprüfung sicherzustellen. Fragen Sie KI-gestützte Assistenten immer nach Quellen und nehmen Sie sich die Zeit, deren Gültigkeit zu überprüfen. Diese Schritte sind unerlässlich, um die Sicherheit Ihrer Marke zu gewährleisten und potenzielle Krisen zu vermeiden.
Datensicherheit hat Priorität
Apropos Krisen: Jeder Kommunikationsprofi wird Ihnen sagen, dass selbst ein kleines Missgeschick im Hinblick auf die Datensicherheit einen absoluten Albtraum verursachen kann.
Kommunikationsteams sind nicht dafür verantwortlich, die Regeln festzulegen, wie und warum Teams KI nutzen. Sie müssen sich jedoch mit den Konsequenzen auseinandersetzen, die entstehen, wenn ein Mitarbeiter vertrauliche Informationen an ein KI-Tool weitergibt und dadurch ein bedauerliches Datenschutzproblem entsteht.
„Sie müssen Gespräche mit juristischen und technischen Teams führen, um die Fallstricke zu verstehen, denen Ihr Unternehmen bei der Arbeit mit KI ausgesetzt sein kann“, sagt Bedell. „Es ist wichtig, sichere Wege zu finden, damit Ihre Mitarbeiter diese Art von Tool nutzen können.“
Bei Zoho Social legen wir Wert auf die Sicherheit unserer Daten und unseres geistigen Eigentums, indem wir unsere Teams im sicheren Einsatz generativer KI schulen. Um einen verantwortungsvollen Einsatz zu gewährleisten, haben unsere Rechts- und IT-Teams gemeinsam eine Richtlinie erstellt, in der genehmigte und verbotene Anwendungsfälle aufgeführt sind.
Die Richtlinie ist präzise und unkompliziert, selbst für Personen mit wenig Erfahrung im Umgang mit KI-Tools. Dies hilft vielbeschäftigten Teams, Änderungen leichter zu bewältigen, selbst bei der rasanten Entwicklung der generativen KI.
Experimentieren Sie gerne
Der Einsatz von KI ist mit Risiken verbunden. Allerdings birgt auch der Verzicht auf KI seine eigenen Risiken.
Bedell schlüsselte es so auf: „Auf der einen Seite gibt es Unternehmen, die KI begrüßen. Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, die sich entschieden haben, ihren Einsatz ganz zu verbieten, weil sie zu neu ist. Ich verstehe, dass man sich über das Risiko Sorgen macht, aber ich habe das Gefühl, dass sie eine riesige Chance verpassen, ihren Mitarbeitern beizubringen, wie sie diese Technologie wirklich nutzen können.“
Künstliche Intelligenz ist nicht mehr wegzudenken. Wir werden weiterhin mehr Anwendungen für KI in Kommunikation, Medien und PR finden. Um nicht ins Hintertreffen zu geraten, ist es wichtig, Ihr Team zu ermutigen, häufig mit KI-Technologie zu experimentieren.
Die Leistungsfähigkeit der KI in der Kommunikation nutzen
Künstliche Intelligenz kann in der sich ständig weiterentwickelnden Welt der Unternehmenskommunikation ein mächtiger Verbündeter sein. Wenn wir KI mit menschlicher Expertise kombinieren, öffnen wir uns einer neuen Ära der Kommunikation, die es Fachleuten ermöglicht, Kontakte zu knüpfen, Resonanz zu erzeugen und Erfolg in großem Maßstab voranzutreiben.
Weitere Einblicke, wie Kommunikationsführer aus neuen Technologien wie künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und mehr Nutzen ziehen, finden Sie im „State of Social Media Report 2023“ von Zoho Social.
