Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Wie lässt sich das Eventmanagement automatisieren, um die Eventplanungsprozesse zu optimieren?
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Selbst ein erfahrener Veranstaltungsplaner kann den gesamten Veranstaltungsplanungsprozess als hektisch empfinden. Stellen Sie sich vor, wie schwierig es für einen Anfänger wäre, den gesamten Prozess ohne entsprechende Kenntnisse zu bewältigen. Die Steigerung der betrieblichen Effizienz zum Zeitpunkt der Veranstaltung kann Veranstaltungsplanern dabei helfen, den gesamten Prozess reibungsloser zu gestalten.
Bei Veranstaltungen benötigen Sie genaue Daten, um verschiedene Dinge wie die Planung von Speisen und Getränken, die richtige Personalbesetzung, Reinigungsdienste und vieles mehr zu verwalten. Automatisierung kann Veranstaltungsplanern dabei helfen, diese Probleme effektiv zu bewältigen. Damit Ihre Automatisierungsstrategie funktioniert, müssen Sie jedoch lernen, wo und was Sie automatisieren müssen.
In diesem Blog besprechen wir die Tipps, mit denen Sie die Event-Management-Automatisierung bestmöglich in Ihrem Unternehmen implementieren können. Wenn Sie zuvor ein klares Verständnis davon haben möchten, was Event-Management-Automatisierung ist, können Sie sich unseren Beitrag „Event-Automatisierung: Das neue Zeitalter der Eventplanung“ durchlesen.
Hier sind ein paar wichtige Tipps für eine bessere Automatisierung des Eventmanagements.
- Bewerben Sie Ihre Veranstaltungen auf Social-Media-Kanälen
- Maximieren Sie das E-Mail-Marketing
- Vorveranstaltung
- Während der Veranstaltung
- Nach der Veranstaltung
- Implementieren Sie Chatbots
- Reduzieren Sie die Reaktionszeit
- Bieten Sie mobilen und selbständigen Check-in an
- Sammeln und analysieren Sie Teilnehmerdaten
- Bieten Sie Online-Registrierungsoptionen an
- Verbinden Sie Sponsoren, Teilnehmer und Aussteller
- Umfragen erstellen
Werbeaktionen auf Social-Media-Kanälen können Ihnen dabei helfen, Ihre Veranstaltungen interaktiver und ansprechender zu gestalten und gleichzeitig Ihre Markenbekanntheit zu steigern. Sie können Social-Media-Automatisierungssoftware verwenden, um den Prozess des Teilens von Inhalten und Beiträgen auf mehreren Social-Media-Kanälen zu automatisieren. Sie können auch Social-Media-Automatisierungssoftware verwenden, um Social-Media-Beiträge für Ihre Artikel und Blogs zu pushen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Veranstaltung durch die richtige Nutzung Ihrer Social-Media-Kanäle hervorheben können – 11 Social-Media-Tricks, um Ihre Veranstaltung zum nächsten großen Ding zu machen.
Um Ihre Social-Media-Aufgaben zu automatisieren, können Sie unsere Automatisierungssoftware Appy Pie Connect verwenden. Mit der Software können Sie mehrere Softwareprogramme integrieren, um Ihre Aufgaben mit nur wenigen Klicks zu automatisieren. Sie können beispielsweise Ihre integrieren Facebook Seite mit der Google Sheets-Tabelle. Mit dieser Integration, sobald jemand auf Ihren Event-Promotion-Link klickt Facebookwird ihr Name zu Ihrer Google Sheets-Tabelle hinzugefügt und Sie können sie proaktiv über Ihre nächste Veranstaltung informieren.
Bevor wir mit weiteren wichtigen Tipps fortfahren, werfen wir einen Blick auf einige wichtige Statistiken zur Event-Management-Automatisierung.
Sie müssen E-Mails für die Werbung für Ihre Veranstaltung versenden. Sie können den gesamten E-Mail-Marketing-Prozess in drei Abschnitte unterteilen, um das Beste daraus zu machen.
E-Mails vor der Veranstaltung helfen Ihnen, bestimmte Segmente zu bestimmten Zeiten anzusprechen, indem Sie bestimmte Handlungsaufforderungen oder Nachrichten verwenden. In dieser Kategorie können Sie verschiedene Arten von E-Mails versenden, zum Beispiel E-Mails mit Serviceinformationen, E-Mails mit Rabattangeboten, E-Mails mit dem Link zur Veranstaltungsregistrierung und vieles mehr. Diese Art von E-Mails helfen Gästen, mehr über Ihre bevorstehende Veranstaltung zu erfahren und fördern Ihre Markentreue.
Sie können auch E-Mails versenden, wenn Ihre Veranstaltung stattfindet. Diese E-Mails können mithilfe einer E-Mail-Automatisierungssoftware automatisiert werden. Während Ihrer Veranstaltung können Sie E-Mails mit Check-in-Details, der Angabe von Veranstaltungsorten usw. verschicken.
Sie können beim Versenden von E-Mails nach der Veranstaltung das Feedback Ihrer Teilnehmer einholen. Diese E-Mails können auch die Check-out-Informationen für die Benutzer enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie das Beste aus den E-Mails nach der Veranstaltung herausholen, indem Sie sich auf Inhalt, Ton und Funktionalität konzentrieren.
Sie können Ihre E-Mails automatisieren, indem Sie jede online verfügbare Automatisierungssoftware verwenden. Appy Pie Connect hilft Ihnen auch, Ihre E-Mails zu automatisieren, indem es Ihr Gmail-Konto in über 1000 Apps integriert.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Veranstaltungsplanern und Teilnehmern Chatbots zur Verfügung stellen, damit sie problemlos mit Ihnen in Kontakt treten können. Chatbots helfen Ihnen, den gesamten Veranstaltungsplanungsprozess zu optimieren und ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten. Mit Chatbots können Sie zum Zeitpunkt der Ticketbuchung und des Benutzer-Check-ins automatisch Upselling betreiben. Chatbots helfen Ihnen auch dabei, Benutzerdaten zu sammeln und diese in Ihrer Datenbank zu speichern, um sie in Kürze als Leads zu verwenden.
Mit dem Chatbot Builder von Appy Pie können Sie in nur wenigen Minuten Ihren eigenen Chatbot erstellen. Diese Chatbots helfen Ihnen, Ihre Veranstaltungen besser zu verwalten und Ihren Veranstaltungsplanungsprozess auf die nächste Stufe zu heben.
Sie können den Antwortprozess automatisieren, um Ihre Kommunikation mit Teilnehmern und Veranstaltungsplanern zu optimieren. Durch die Automatisierung des Eventmanagements können Sie die Reaktionszeit bei jeder Kommunikation im gesamten Eventplanungsprozess verkürzen. Dies hilft Ihnen, eine gute Beziehung zu Ihrem Unternehmen aufzubauen.
Sie können Ihre integrieren Facebook Nutzen Sie Slack, um diesen Prozess zu optimieren. Mit dieser Integration können Sie automatisierte Benachrichtigungen an alle Benutzer senden, die auf Ihren Beitrag geklickt haben Facebook.
Um ein reibungsloses Check-in-Erlebnis zu gewährleisten, können Sie Ihren Benutzern automatisierte Optionen für den Selbst-Check-in auf ihrem Gerät bereitstellen smartphones oder Kioske. Mit diesen Optionen können Sie den Teilnehmern helfen, digitale Schlüssel zu ihren Räumen zu finden, und den Prozess anstoßen, um sie besser anzuleiten. Diese Optionen helfen Veranstaltungsplanern dabei, den Check-in-Prozess für die Benutzer zu vereinfachen und die Kosten durch eine Reduzierung des Angebots- und Personalbedarfs zu senken.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten der Teilnehmer sammeln und analysieren, um sie besser kennenzulernen. Sie können diese Daten durch Veranstaltungsregistrierung, Standbesuche, Online-Ausweisscans, Schulungssitzungen und vieles mehr sammeln. Die Analyse dieser Daten hilft Ihnen, das Nutzerverhalten zu verstehen und zu wissen, an welchen Veranstaltungen sie in Zukunft gerne teilnehmen würden.
Sie organisieren beispielsweise eine digitale Veranstaltung auf Zoom. Um den Datenanalyseprozess zu automatisieren, können Sie Zoom in die Google Sheets-Tabelle integrieren. Sobald Benutzer das Registrierungsformular ausfüllen, werden mit dieser Integration alle ihre Informationen in der Google Sheets-Tabelle gespeichert.
Durch die Bereitstellung eines optimierten Registrierungsprozesses für die Benutzer können Veranstaltungsplaner bessere Beziehungen zu ihnen aufbauen. Stellen Sie sicher, dass Sie über ein so effizientes Buchungssystem verfügen, dass es Benutzern nicht nur die Buchung von Veranstaltungstickets ermöglicht, sondern ihnen auch bei der Registrierung für die Veranstaltung hilft. Dies spart ihnen Zeit und ermöglicht es ihnen, beide Aktivitäten in einem Schritt zu erledigen – die Registrierung für die Veranstaltung und die Buchung von Tickets dafür.
Stellen Sie sicher, dass Sie Treffen vor Ort organisieren, um eine Verbindung zwischen allen drei Parteien herzustellen. Implementieren Sie eine Automatisierungssoftware, die Ihre Workflow-Aktivitäten effektiv unterstützt und Ihnen hilft, das Engagement Ihrer Veranstaltungsteilnehmer zu steigern.
Sobald Ihre Veranstaltung vorbei ist, müssen Sie das Feedback von Anbietern, Gästen und Teilnehmern einholen. Sie können diesen Vorgang mit der Check-out-Aktivität automatisieren. Implementieren Sie die Automatisierung so, dass jemand, sobald er die Veranstaltung verlässt, eine automatische E-Mail erhält, um sein Feedback zu teilen. Dies hilft Ihnen, ihre Antworten zum Zeitpunkt ihres Transits zu erhalten, wenn ihre Erfahrung frisch ist.
EventBrite ist eine Event-Management-App, mit der Benutzer ihre Events erstellen, durchsuchen und bewerben können. Mit der App können Sie jede Art von Veranstaltung organisieren, von der Geburtstagsfeier, Familientreffen, spirituellen Exerzitien, gemeinschaftlichen Kunstfestivals bis hin zu jeder Veranstaltung, bei der Menschen zusammenkommen.
Mit Appy Pie Connect können Sie EventBrite in eine Vielzahl von Apps integrieren, darunter Stripe, Knack, Woodpecker.co, Notion, Google Groups, Keap, Google Sheets und viele mehr. Sie können für diese Integrationen sowohl Auslöser als auch Aktionen einrichten, um das ordnungsgemäße Funktionieren Ihres Event-Management-Automatisierungsworkflows sicherzustellen.
Das war alles. Nutzen Sie das Beste Event-Management-Software und implementieren Sie diese Tipps, um Ihre Veranstaltungsplanungsprozesse zu optimieren und das Beste aus Ihrer Event-Marketingstrategie herauszuholen. Mit dem Event Website Builder von Appy Pie können Sie Ihre eigene Event-Website erstellen, um Ihre Events online zu bewerben und Bilder und Videos nach der Veranstaltung online zu teilen.
Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, mit dem Event App Builder von Appy Pie Ihre eigene Event-App zu erstellen. Diese App hilft Ihnen, bessere Beziehungen zu Veranstaltungsplanern und Veranstaltungsteilnehmern aufzubauen.
Probieren Sie Appy Pie noch heute! Vergessen Sie nicht, uns in den Kommentaren mitzuteilen, wie Ihnen dieser Artikel geholfen hat.
