Wie man im Team effektiv kommuniziert

Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Wie man im Team effektiv kommuniziert

Das Erlernen effektiver Teamkommunikation kann überwältigend sein.

Schließlich gibt es zahlreiche Bücher, die angeblich Best Practices anbieten. Zum Thema liegen komplette Hochschulabschlüsse vor.

Ist es bei so vielen verfügbaren Informationen für ein Team realistisch, zu lernen, wie man so effektiv wie möglich kommuniziert?

Ja ist es. Es gibt so viele Werkzeuge und Team-Chat-Apps die Sie für eine reibungslose Teamkommunikation nutzen können. Dennoch gibt es einige Dinge, die Sie für eine effektive Kommunikation beachten sollten.

Wie viele Dinge in der Geschäftswelt, Sie müssen nicht alles wissen, was es gibt über Kommunikation. Sie müssen nur genug wissen, um wirksame Maßnahmen ergreifen zu können.

Um die Prinzipien einer effektiven Teamkommunikation zu vereinfachen, haben wir sie auf die „3 Ws“ reduziert. Dies sind drei einfache Fragen, mit denen Sie den Kommunikationsansatz Ihres Teams fokussieren können. Gewährleistung maximaler Produktivität und minimale Verwirrung.

Obwohl Bestimmte Kommunikationsmethoden können kommen und gehendiese drei Fragen werden immer gültig sein.

Möchten Sie im Team effektiver und effizienter kommunizieren? Beginnen Sie mit der Beantwortung der 3 Ws.

Wann werden wir kommunizieren?

Eines der ersten Dinge, auf die man sich einigen muss, ist die Häufigkeit der Kommunikation innerhalb eines Teams.

Gehen Sie nicht davon aus, dass sich das von selbst regeln wird. Verschiedene Teammitglieder haben möglicherweise unterschiedliche Erwartungen Kommunikationsfrequenz. Wenn die Erwartungen der Teammitglieder nicht übereinstimmen, kann dies zu Frustration führen. Einige Teammitglieder werden sich von der Häufigkeit der Kommunikation überfordert fühlen, während andere sich möglicherweise ignoriert fühlen.

Um sicherzustellen, dass alle die gleichen Erwartungen an die Kommunikation haben, vereinbaren Sie gleich zu Beginn eines Projekts Folgendes:

• Std. Zu welchen Zeiten wird von den Teammitgliedern erwartet, dass sie antworten? Wann ist es akzeptabel, mit der Überprüfung aufzuhören? Teamkommunikations-App? Diese Frage ist besonders wichtig für Remote-Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
• Tage. Wird vom Team erwartet, dass es am Wochenende kommuniziert? Wenn ja, handelt es sich hierbei um eine allgemeine Regel oder um eine Ausnahme, die nur unter außergewöhnlichen Umständen gelten sollte? Darüber müssen sich alle einig sein. Wenn einige Teammitglieder erwarten, am Wochenende zu kommunizieren, andere jedoch nicht, können Produktivität und Moral ernsthaft beeinträchtigt werden.
• Situationen. Zu viel Kommunikation kann nervig sein und dazu führen, dass Mitarbeiter sich mental distanzieren und der Teamkommunikation keine Aufmerksamkeit mehr schenken. Um dies zu vermeiden, vereinbaren Sie Situationen, über die Sie kommunizieren sollten. Versuchen Sie, ein Kommunikationsniveau zu finden, mit dem sich alle wohlfühlen, um sicherzustellen, dass das gesamte Team das Gefühl hat, dass seinen Bedürfnissen Gehör geschenkt wird.

Obwohl es wichtig ist, die oben genannten Konzepte zu Beginn eines Projekts festzulegen, bedeutet dies nicht, dass sie in Stein gemeißelt und für den Rest des Projekts unflexibel oder unveränderlich sein sollten.

Nutzen Sie stattdessen die von Ihnen erarbeiteten Leitlinien als Grundlage, reflektieren Sie aber im Verlauf des Projekts, wie es weitergeht. Das wirkliche Leben entspricht selten unseren Vorhersagen und Erwartungen und es ist unvermeidlich, dass bestimmte Dinge nicht wie beabsichtigt funktionieren und Änderungen vorgenommen werden müssen.

Erkundigen Sie sich regelmäßig und proaktiv beim gesamten Team, um sicherzustellen, dass alle mit dem Stand der Dinge zufrieden sind. Im Falle eines Remote-Teams können Sie das verwenden Telefonanlage im Büro kommunizieren. Die folgenden Fragen können jedoch hilfreich sein, wenn Sie beurteilen möchten, wie gut Ihr Kommunikationsplan funktioniert:

• Was funktioniert an unserer aktuellen Kommunikation gut? Indem Sie diese Frage stellen, erhalten Sie echtes Feedback zu den Dingen, die den Teammitgliedern Spaß machen. Wenn Sie dies zuerst fragen, hilft dies auch dabei, die Diskussion in einen positiven und konstruktiven Kontext zu stellen. Es kann leicht sein, sich auf das zu konzentrieren, was nicht funktioniert. Achten Sie also darauf, die Gedanken der Menschen sowohl auf das Gute als auch auf das Schlechte zu richten.
• Was würden Sie an unserer aktuellen Kommunikation ändern? Manchmal haben Teammitglieder Probleme oder Probleme mit der Kommunikation, fühlen sich aber zu schüchtern oder unsicher, um darüber zu sprechen. Indem Sie die Initiative ergreifen und Fragen stellen, geben Sie den Menschen die Erlaubnis und den Raum, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.
• Können Sie uns eine konkrete Situation nennen, in der Sie mit unserem Kommunikationsprozess zufrieden oder frustriert waren? Ohne konkrete Beispiele, mit denen man arbeiten kann, kann es schwierig sein, sich genau vorzustellen, worüber Teammitglieder sprechen. Anstatt allgemeines Feedback einzuholen, versuchen Sie, konkrete Beispiele einzuholen, die die vorgebrachten Punkte veranschaulichen.

Das Festlegen von Grundregeln für die Kontakthäufigkeit von Anfang an bekämpft effektiv die beiden Probleme von zu viel und zu wenig Kommunikation. Um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, ist es wichtig, die Balance zu finden. Durch die proaktive Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten im Verlauf eines Projekts können Sie Ihre Kommunikation auf der Grundlage realer Umstände verfeinern und verbessern.

Wo werden wir kommunizieren?

Heutzutage gibt es eine überwältigende Vielfalt an Methoden, mit denen Teams kommunizieren können. Von altmodischen E-Mails bis hin zu den neuesten Nachrichten verschlüsselte Messaging-Appsdie Möglichkeiten sind endlos.

Zu viel Auswahl kann jedoch eine schlechte Sache sein. Teams brauchen eine klare Richtung welche Kommunikationsmethoden genutzt werden sollenund zu welchem ​​Zweck.

Wenn Sie in diesem Bereich keine klaren Leitlinien festlegen, besteht die Gefahr, dass ein Teil des Teams über eine Methode und ein anderer Teil über eine andere Methode kommuniziert. Dies kann zu vertauschten Leitungen führen, fehlende Informationen sowie allgemeine Verwirrung und Ineffizienz.

Welche Ideen können Ihnen dabei helfen, die für die Bedürfnisse Ihres Teams am besten geeigneten Kommunikationsmethoden auszuwählen? Schließlich gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Unterschiedliche Situationen haben unterschiedliche Anforderungen. Folgendes berücksichtigen:

• Eignung. Unterschiedliche Kommunikationstools haben unterschiedliche Verwendungszwecke. Für eine schnelle und kurze interne Kommunikation ist beispielsweise kein Videoanruf erforderlich. Instant Messaging für Unternehmen passt besser. Für ausführliche persönliche Treffen, wie zum Beispiel Mentoring-Sitzungen, wäre Instant Messaging jedoch zu informell und unpersönlich. Ein Anruf, Videoanruf oder persönliches Treffen wären besser geeignet. Denken Sie über die verschiedenen Arten der Kommunikation nach, die Ihr Team durchführen wird, und wählen Sie für jede die am besten geeignete Lösung aus.
• Leichtigkeit. Das Erlernen einer neuen Kommunikations-App ist nicht kostenlos. Hinzu kommen die potenziellen Kosten für die App selbst sowie die Zeit und Energie, die das Team benötigt, um sie zu erlernen. Deshalb ist es gut, die Dinge so einfach wie nötig zu halten. Durch die Wahl einer einfach zu erlernenden App wird Zeit gespart, die Sie für wichtige Arbeiten verwenden können. Machen Sie Ihre Kommunikation nicht zu kompliziert.
• Kaufen Sie ein. Das hat sich gezeigt Veränderungen lassen sich effektiver bewältigen, wenn die Leute sie akzeptieren. Wenn Sie die Kommunikationsmethode wechseln, versuchen Sie, Ihr Team vorher so oft wie möglich zu konsultieren. Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihnen etwas zugetragen wurde und dass ihnen zugehört wurde, werden sie bei der Einführung eines neuen Kommunikationsinstruments wahrscheinlich weniger Widerstand zeigen.

Es ist wichtig, den Fehler zu vermeiden, zu glauben, das richtige Tool oder die richtige Technologie könne tiefer liegende Probleme bei der Teamkommunikation lösen. Die von Ihnen gewählten Kommunikationsmittel erleichtern die Arbeit, ersetzen jedoch nicht eine positive und unterstützende Unternehmenskultur.

Außerdem ist es wichtig, die Suche nach einer perfekten Lösung zu vermeiden, wenn eine adäquate Lösung schon gut genug ist. Es wird fast immer ein anderes Tool mit auffälligeren Funktionen geben oder eine Legion von Fans, die davon schwärmen. Der Wechsel der Kommunikationsmethoden ist jedoch mit echten Kosten verbunden.

Folgende Gründe sprechen dafür, auf der Suche nach der perfekten Lösung nicht zu oft die Kommunikationsmethode zu wechseln:

• Finanzen. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Kommunikations-Apps und -Tools verschwenden Sie am Ende Geld. Dies kann in Form von nicht ausgeschöpften App-Abonnements, einmaligen Anschaffungskosten, die nicht erstattet werden können, und dem Kauf von Schulungsmethoden für eine inzwischen nicht mehr verfügbare Software geschehen.
• Zeit. Zeit ist für Unternehmen eine wichtige Ressource, die es zu verwalten gilt. Wenn Sie eine Kommunikations-App wechseln, wird auf verschiedene Weise Zeit verschwendet. Es braucht Zeit, sich mit der neuen App vertraut zu machen, Zeit, die Installation und andere technische Aspekte des Wechsels durchzuführen, und Zeit, den Wechsel zwischen den Methoden zu diskutieren und zu bestätigen.
• Wissen. Wenn Mitglieder Ihrer Organisation ein bestimmtes Kommunikationsmittel nutzen, erhöhen sie ihren Wissens- und Erfahrungsstand. Mit der Zeit erlangen Menschen ein gewisses Maß an Vertrautheit und Kompetenz im Umgang mit einem bestimmten Kommunikationstool. Jedes Mal, wenn Sie den Stecker ziehen und ein neues Tool zum Erlernen auswählen, geht das gesamte angesammelte Organisationswissen verloren.

Die Auswahl der richtigen Kommunikations-Apps für Ihr Team kann zu einer besseren Arbeitsmoral, höheren Leistungsraten und dem Erhalt des Organisationswissens führen. Da so viel auf dem Spiel steht, ist es wichtig, mit Bedacht zu wählen und sicherzustellen, dass jeder weiß, welches Werkzeug er in der jeweiligen Situation verwenden sollte.

Mit wem sollten wir kommunizieren?

Es gibt nichts Schlimmeres, als Teil eines Teams zu sein, aber nicht genau zu wissen, welche Rolle alle anderen spielen, welche Entscheidungsbefugnisse sie haben und wann Sie mit ihnen kommunizieren sollten.

Unklarheit darüber, an wen man sich in einer bestimmten Situation wenden soll, ist einer der schnellsten Wege, um Verwirrung und Ineffizienz zu erzeugen. Wenn Menschen die richtigen Kommunikationswege nicht klar verstehen, laufen sie Gefahr, zu schweigen, wenn etwas nicht stimmt, oder es der falschen Person mitzuteilen, was dazu führt, dass keine Maßnahmen ergriffen werden.

Dieses Problem wird durch die heutige Verbreitung von verstärkt ziemlich flüssige Remote-Teams die möglicherweise nie körperlich am selben Ort sind. Wie können Sie angesichts dieser Herausforderungen sicherstellen, dass Ihr Team weiß, an wen es sich in einer bestimmten Situation wenden kann?

• Organigramme. Es kann hilfreich sein, ein visuelles Diagramm zu haben, das zeigt, wer was in Ihrem Team tut. Das muss nicht komplex und entmutigend sein. Es kann einfach angezeigt werden, wer für was verantwortlich ist, wann er kontaktiert werden sollte und wann und mit welchen Mitteln er zu erreichen ist. Dies sollte irgendwo zugänglich sein, beispielsweise im Intranet des Unternehmens.
• Kultur. Eines der schlimmsten Dinge für die Effektivität eines Teams ist, wenn die Leute schweigen. Schaffen Sie eine Kultur, in der sich die Menschen gestärkt fühlen, ihre Meinung zu äußern und greife nach. Wenn Menschen positives Feedback erhalten, wenn sie Kontakt aufnehmen, werden sie dazu ermutigt, dies erneut zu tun, und so entsteht im Laufe der Zeit eine kommunikative Kultur.
• Ausbildung. Ihr Team sollte es sein in allen Aspekten ihrer Arbeit ordnungsgemäß geschult sind, einschließlich der Kommunikationstools, die sie verwenden werden. Machen Sie die richtige Kontaktaufnahme zu den Menschen zu einem zentralen Bestandteil des Teamtrainings. Dadurch wird sichergestellt, dass es für Ihr Team selbstverständlich ist, wenn es nötig ist.

Neben der richtigen Art der Kommunikation ist es auch wichtig, einige Dinge festzulegen, die vermieden werden sollten. Machen Sie nicht den Fehler anzunehmen, dass die Leute automatisch wissen, was sie nicht tun sollen. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Erwartungen, und das gilt insbesondere dann, wenn ein Team aus Menschen unterschiedlicher Kultur und Herkunft besteht.

Zu den wichtigsten Überlegungen in diesem Bereich gehören:

• Sprache. Einige Teams sind mit informeller Sprache wie Fluchen und Slang vertraut, andere hingegen nicht. Machen Sie sich klar, was verboten ist, um spätere Pannen zu vermeiden.
• Themen. Ist Chat außerhalb der Arbeit erlaubt oder nicht? Gibt es sensible Diskussionsbereiche wie Politik oder Religion, die die Leute Ihrer Meinung nach meiden sollten? Seien Sie dabei sehr direkt, damit die Leute nicht das Gefühl haben, im Unklaren darüber gelassen zu werden, was akzeptabel ist und was nicht.

Wenn es den Mitarbeitern nicht gelingt, mit der richtigen Person zu sprechen, kann dies die Produktivität eines Teams beeinträchtigen. Menschen leisten ihre beste Arbeit, wenn sie die Freiheit haben, Ideen auszutauschen und nach Lösungen für Probleme zu suchen. Machen Sie es ihnen einfach, genau das zu tun.

Kommunikation muss nicht kompliziert sein

Hoffentlich erkennen Sie, dass effektive Teamkommunikation nicht kompliziert sein muss. Tatsächlich ist es ein Rezept zum Scheitern, wenn man die Dinge komplexer macht, als sie sein müssen.

Halten Sie die Dinge einfach. Geben Sie klare und prägnante Antworten auf die 3 Ws. Hören Sie Ihrem Team zu. Integrieren Sie Feedback zur Unternehmenskommunikation, um die Dinge im Laufe der Zeit zu verbessern.

Letztendlich sind Tools und Apps ein großartiges Mittel zur Verbesserung der Teamkommunikation, aber nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Wenn Sie Ihr Team hinter den Antworten auf diese Fragen vereinen, stellen Sie sicher, dass Apps die Kommunikation und Produktivität Ihres Teams beschleunigen, anstatt sie zu beeinträchtigen.