Google Sheets ist Teil der Google Drive-Toolbox, mit der Sie Tabellenkalkulationsdokumente in Echtzeit anzeigen und bearbeiten können. Eines der größten Vorteile des Tools ist, dass alle Änderungen, die Sie an einem Dokument vornehmen, automatisch gespeichert werden.
Wie können Sie jedoch sicher sein, dass ein Verbindungsverlust einen Teil Ihrer Arbeit nicht vergeblich macht? Sie müssen sich keine Sorgen machen, da Sheets auch offline effektiv arbeiten kann.
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In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Funktionen zum automatischen und manuellen Speichern von Google Sheet sowie über die Offline-Verwendung dieses Tools.
Häufigkeit der automatischen Speicherung von Google Sheets
Genau wie Google Slides und Google Docs speichert Google Sheets Änderungen an Ihrem Dokument in Echtzeit. Dies bedeutet, dass jede Änderung an der Datei (Verlassen einer Zelle, Hinzufügen von Werten, Ändern des Formats, Einfügen von Funktionen) gespeichert wird.
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In der kürzlich aktualisierten Version von Google Sheets werden Sie nicht immer darüber informiert, dass die automatische Speicherung am oberen Bildschirmrand ausgeführt wird. Wenn Sie einfache Aktionen ausführen, z. B. numerische Werte oder Buchstaben zu den Zellen hinzufügen, wird möglicherweise keine automatische Speicherbenachrichtigung angezeigt.
Auf der anderen Seite benachrichtigt Sie die App jedes Mal, wenn Sie eine komplexere Aufgabe ausführen, darüber, dass das Dokument gespeichert wird. Wenn Sie beispielsweise die Formatierung der Zelle ändern, fügen Sie eine Tabelle hinzu oder fügen Sie eine Funktion oder eine Formel ein.
Wenn Sie Datenverluste aufgrund eines Verbindungsverlusts befürchten, sollten Sie die Option zur Offline-Verwendung in Google Sheets aktivieren. Erfahren Sie mehr darüber im folgenden Abschnitt.
Verwendung von Blättern im Offline-Modus
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Wenn Sie die Offline-Verwendung von Google Sheets aktivieren, können Sie Ihre Dokumente auch ohne Internetverbindung anzeigen und ändern.
Das Offlinedokument wird mit der Version in der Cloud synchronisiert, sodass Google Sheets auch dann automatisch speichert, wenn die Verbindung unterbrochen wird. Sobald die Stromversorgung wieder hergestellt ist, wird die Online-Version mit den Änderungen aktualisiert, die Sie offline vorgenommen haben.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Verbindung haben, wenn Sie die Offline-Verwendung zum ersten Mal aktivieren möchten. Sie sollten auch Google Chrome verwenden und die offizielle Google Docs Offline-Erweiterung hinzufügen. Dann machen Sie folgendes:
- Melden Sie sich in Ihrem Google-Konto auf Chrome an.
- Wechseln Sie zu Ihren Google Drive-Einstellungen
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Option Aktuelle Google Text & Tabellen-, Folien- und Diadateien auf diesem Gerät offline erstellen, öffnen und bearbeiten.
- Öffnen Sie Ihr Google Drive.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Blattdatei, die Sie offline verwenden möchten. Wenn Sie mehrere Dokumente speichern möchten, können Sie Strg (PC) oder Befehl (Mac) gedrückt halten und auf andere Dateien klicken.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Offline verfügbar.
- Kehren Sie zu Ihrer Google Drive-Startseite zurück.
- Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Offline-Vorschau (das Häkchen über einer horizontalen Linie in einem Kreis).
- ‘Offline-Vorschau’ umschalten
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Wenn Sie das nächste Mal die Verbindung verlieren, können Sie über Offline-Vorschau auf Ihr Google Drive zugreifen. Sie können dann alle Dokumente anzeigen und bearbeiten, die Sie offline verfügbar gemacht haben. Google Sheets speichert die Änderungen nach jedem Update automatisch weiter.
Siehe Versionsverlauf
Mit der letzten Aktualisierung von Google Sheets werden neue Versionen des Dokuments weniger häufig aufgezeichnet. Dadurch wird die Nachverfolgung geringfügiger Änderungen etwas weniger transparent als zuvor, es wird jedoch nach jeder größeren Änderung eine neue Version des Dokuments gespeichert.
Sie können eine Version auch manuell speichern, um später wieder darauf zugreifen zu können. Dazu müssen Sie:
- Klicken Sie oben in Ihrem Dokument auf das Menü Datei.
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Versionsverlauf.
- Klicken Sie auf Aktuelle Version benennen, wenn das Menü erweitert wird.
- Weisen Sie der Version einen Namen zu und bestätigen Sie.
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Wenn Sie zu einer zuvor gespeicherten Version des Dokuments zurückkehren möchten, führen Sie die beiden oben genannten Schritte aus und klicken Sie auf Versionsverlauf anzeigen. Um zu einer früheren Version zurückzukehren, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf die gewünschte Version rechts im Bildschirm.
- Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf die grüne Schaltfläche Diese Version wiederherstellen.
Keine Notwendigkeit, sich mit Blättern zu sorgen
Wenn Sie Google Sheets verwenden, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie wertvolle Arbeit verlieren. Die Funktion zum automatischen Speichern sollte automatisch funktionieren und alle vorgenommenen Änderungen aufzeichnen.
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Wenn Ihr Blatt nicht automatisch aktualisiert wird, sollten Sie die Qualität Ihrer Internetverbindung überprüfen. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Funktion nicht ordnungsgemäß funktioniert, wenn der Cache Ihres Browsers überlastet ist. In diesem Fall sollten Cache und Verlauf geleert werden, um das Problem zu beheben.
Speichern Sie häufig verschiedene Google Sheets-Versionen? Wie oft stellen Sie frühere Versionen des Dokuments wieder her? Teilen Sie Ihre Meinung in den Kommentaren unten.
