Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Wie richtet man ein Callcenter-Unternehmen ein? | Schritte zum folgen
Da die Weltwirtschaft ihren Schwerpunkt auf den Dienstleistungssektor verlagert, sind Call Center zu einem sehr wichtigen und unvermeidlichen Unterfangen in der Geschäftswelt geworden. So lukrativ es auch klingen mag, es ist keine leichte Aufgabe, ein Callcenter-Unternehmen zu gründen. Es erfordert viel Planung, Visualisierung und Schnelligkeit bei der Ausführung dieser Pläne. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Callcenter-Unternehmen gründen.
Schritte zum Einrichten eines Callcenters
Schritte zum Einrichten eines Callcenters
Die Einrichtung eines Callcenters erfordert ein hohes Maß an Recherche, Planung, Technologie und ordnungsgemäßer Ausführung. Im Folgenden sind die grundlegenden Schritte aufgeführt, die Sie bei der Gründung eines Callcenter-Unternehmens befolgen müssen:
Festlegen der Art der Einrichtung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Unternehmen zu gründen. Daher ist es von größter Bedeutung, eine klare Vorstellung von den Einzelheiten des zu gründenden Unternehmens zu haben. Bei Call-Center-Unternehmen gibt es zwei Arten: Callcenter vor Ort und virtuelle Callcenter. Wie der Name schon sagt, arbeitet ein Vor-Ort-Callcenter in einem physischen Büro, was ideal für ein großes Team mit hohen Compliance- und strengen Sicherheitsanforderungen ist. Auf der anderen Seite arbeiten virtuelle Callcenter remote, wobei der Großteil der Kundeninteraktionen über das Internet erfolgt. Obwohl dies kostengünstiger ist, ist es wichtig, die richtigen Tools zu verwenden, um zu vermeiden, dass sich die Nachteile negativ auf das Unternehmen auswirken.
Die richtige Lösung für ein Callcenter-Unternehmen hängt von vielen Faktoren ab, darunter der Anzahl der eingestellten Mitarbeiter, den Kunden, ihren Anforderungen, der Art der verarbeiteten Daten, der Art der Unterstützung, die bereitgestellt werden muss, und so weiter. Auf Basis der getroffenen Grundsatzentscheidung müssen weitere Varianten des Call Centers finalisiert werden.
Identifizieren des Hauptfokus
Angesichts der Vielzahl von Details, die von dieser Entscheidung abhängen, ist es wichtig, die Vision und Ziele eines jeden Unternehmens einzugrenzen. Die Art der angebotenen Dienstleistung und die Branche, auf die sich das Callcenter konzentrieren wird, müssen im Voraus festgelegt werden. Ein Callcenter kann je nach Schwerpunkt diejenige sein, die den Kunden Kaltanrufe mit Angeboten unterbreitet, oder sich auf die Lösung von Kundenproblemen konzentrieren.
Gerufen werden die Callcenter, die eingehende Anrufe entgegennehmen und sich auf die Lösung von Kundenbeschwerden konzentrieren Inbound-Callcenter. Angerufen werden dagegen die Callcenter, die von einem Vertriebsteam betrieben werden, um deren Angebote und Produkte zu verkaufen Outbound-Callcenter. Der nächste Schritt besteht also darin, zu entscheiden, ob Sie sich auf die Inbound- oder Outbound-Callcenter konzentrieren möchten.
Einen Rahmen setzen
Es ist notwendig, über einen Rahmen zu verfügen, um die Geschäftsabläufe im Hinblick auf die übergeordneten Ziele und Visionen zu optimieren, bevor das Unternehmen gegründet wird. Der Rahmen sollte unter anderem einen klaren Plan darüber enthalten, wie viele Personen beschäftigt werden sollen, welche Prozesse implementiert werden müssen, welche Vorgänge abgewickelt werden müssen und wie die damit verbundenen Kosten aufgeteilt sind.
Standort finden
Dies ist der wichtigste Teil bei der Gründung eines Callcenter-Unternehmens, bei dem viele rechtliche und geografische Aspekte berücksichtigt werden müssen. Länder wie Indien und die Philippinen werden aufgrund ihrer niedrigen Löhne, angemessenen Unternehmensgesetze und niedrigen Gründungskosten weitgehend für die Gründung von Callcenter-Unternehmen bevorzugt. Allerdings kann die Auslagerung von Call-Center-Geschäften ins Ausland nur aus finanziellen Gründen eine riskante Angelegenheit sein, wenn man nicht genau weiß, wie die Dinge in den verschiedenen Ländern funktionieren.
Umgang mit dem Papierkram
Der Aufwand, der durch die Menge an Dokumentation für die Einrichtung eines Callcenters entsteht, kann ermüdend sein. Es ist wichtig, alle damit verbundenen Probleme zu vermeiden. Bevor Sie ein Unternehmen gründen, ist es wichtig, mit einem Anwalt zu sprechen und mit der örtlichen Regierung in Kontakt zu bleiben, um sicherzustellen, dass die Unterlagen aktuell und klar sind. Wenn das Call-Center-Geschäft ins Ausland verlagert wird, ist zusätzlicher Papierkram unvermeidlich. Um den Anforderungen ausländischer Rechtsdokumente und -verfahren gerecht zu werden, muss entsprechende professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden.
Ein Budget erstellen
Ein Call-Center-Unternehmen erfordert spezifische Ausgaben, die auf den Fokus und die Ziele des Unternehmens abgestimmt sind und sorgfältig verwaltet werden müssen. Das Unternehmen muss für Callcenter-Ausstattung, Websites, Marketing, Infrastruktur, Gehälter usw. ausgeben. Wenn das Budget für jede dieser Ausgaben nicht ordnungsgemäß festgelegt ist, kann dies zu unnötigen Ausgaben führen. Welches Budget das richtige ist, hängt allein von der Art des jeweiligen Callcenter-Geschäfts ab. Daher ist es bei der Gründung eines Call-Center-Unternehmens, wie auch bei anderen Unternehmen, sehr wichtig, sich für ein realistisches Budget zu entscheiden.
Ein starkes Team aufbauen
Egal wie gut die Geschäftsidee ist, der entscheidende Teil davon ist die menschliche Ressource, die die Idee zur Perfektion führt. Daher ist es ein sehr wichtiges Detail, wen und wie Sie einstellen. Je nach Art, Größe und Anforderungen des Call-Center-Unternehmens sollte eine genaue Festlegung der Anzahl der einzustellenden Mitarbeiter erfolgen. Ein virtuelles Callcenter hat den zusätzlichen Vorteil, dass es Talente aus allen Teilen der Welt einstellen kann, ohne dass Unterkunft und Einwanderung zum Problem werden.
Beim Aufbau eines starken Teams geht es nicht nur um die Einstellung von Mitarbeitern, sondern auch um die richtige Mischung von Talenten und um klare Standards, die im gesamten Einstellungsprozess berücksichtigt werden müssen. Der Teambildungsprozess endet hier nicht, sie müssen entsprechend geschult werden, um die spezifischen Aufgaben des jeweiligen Unternehmens erfüllen zu können. Hierzu müssen von Zeit zu Zeit entsprechende Schulungs- und Entwicklungsprogramme organisiert werden, um eine bessere Produktivität zu gewährleisten.
Der richtige Einsatz relevanter Tools ist die intelligente Geschäftsmethode, wenn es um die Führung eines Callcenter-Unternehmens geht. Zu den gängigen Tools, über die jedes Call-Center-Unternehmen verfügen muss, gehört das Business Phone System, da ein einfaches Telefonsystem den hohen Anrufaufkommen, der auf ihn zukommt, nicht bewältigen kann. Ein weiteres wichtiges Tool ist ein CRM-System (Customer Relationship Management System), mit dem Sie Kundendaten speichern und bei Bedarf darauf zugreifen können. Ein CRM hilft dem Callcenter dabei, große Mengen an Daten und Kontakten mit einer einzigen Schaltfläche zu verwalten.
Ein Callcenter-Unternehmen muss nicht nur mit seinen Kunden, sondern auch mit seinem Team kommunizieren. Um diese Kommunikation zu erleichtern, muss auch ein internes Kommunikationssystem eingerichtet werden. Software wie Zendesk, CloudTalk und mehr sind hervorragende Optionen, die heutzutage von virtuellen Callcentern genutzt werden.
Abschluss
Der Aufbau eines Callcenter-Unternehmens kann wirklich profitabel sein, ist aber keine leichte Aufgabe. Es erfordert viel Planung und finanzielle Disziplin. In diesem Geschäftsfeld ist die Auslagerung von Callcentern in andere Länder gängige Praxis. In diesem Fall muss den rechtlichen Aspekten des jeweiligen Landes größte Aufmerksamkeit gewidmet werden. Ein klarer Fokus, die Einstellung der richtigen Leute und der Einsatz der richtigen Tools können dazu beitragen, dass sich das Callcenter-Geschäft auf die erfolgreichste Weise etabliert.
FAQs
Welche Arten von Unternehmen verfügen über Callcenter?
Die folgenden Branchen nutzen Call Center, um ihre Effizienz zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu fördern:
- Finanzdienstleistungen
- Gesundheitsdienstleistungen
- Beratungsleistungen
- Kfz-Mechaniker
- Versorgungsanbieter
Welche 3 Arten von Callcentern gibt es?
Die 3 Arten von Callcentern sind:
- Inbound-Callcenter
- Outbound-Callcenter
- Virtuelle Callcenter
Welche Fähigkeiten sind für ein Callcenter erforderlich?
Ein Callcenter-Agent sollte über die folgenden Fähigkeiten verfügen:
- Gute verbale Kommunikationsfähigkeiten
- Gute Zuhörfähigkeiten
- Geduld
- Empathie
- Problemlösende Fähigkeiten
- Verständnis der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen
