Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Wie verwaltet man Remote-Teams?
Virtuelle Teams werden auf der ganzen Welt immer häufiger eingesetzt – von virtuellen Assistenten in kleinen Unternehmen über Teams in großen Unternehmen wie IBM bis hin zu digitalen Start-ups mit vollständig remote arbeitenden Teams. Die Vorteile liegen auf der Hand. Laut Global Workplace Analytics steigern Remote-Teams die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter und können einem Unternehmen jährlich mehr als 10.000 US-Dollar einsparen. Dabei sind die Vorteile der Nutzung eines globalen Talentpools noch nicht eingerechnet.
Da es für Unternehmen immer üblicher wird, Remote-Mitarbeiter einzusetzen, entdecken diese Unternehmen eine Flut einzigartiger und neuer Herausforderungen im Zusammenhang mit der Verwaltung virtueller Teams. Wie in jedem Unternehmen gibt es definitiv Hürden zu überwinden.
Vorteile der Einstellung eines Remote-Teams
Zugang zu den besten Mitarbeitern
Top-Talente klopfen nicht immer einfach an Ihre Tür. Der Aufbau eines Weltklasse-Teams erfordert immer erhebliche Anstrengungen. Natürlich müssen Sie die Kandidaten während des Einstellungsprozesses sorgfältig prüfen. Dazu gehört oft die Erstellung einer Teammitglieds-Persona oder, im Falle einer Remote-Anstellung, einer „Remote-Persona“ (genau wie Sie Buyer-Personas für Ihre Kunden erstellen).
Sie sollten nach Personen suchen, die Ihre Kriterien in den folgenden Bereichen erfüllen:
- Unternehmenswerte
- Disziplin
- Fokus
- Work-Life-Balance
- Entscheidungskompetenz usw.
Einer der Vorteile der Remote-Einstellung besteht darin, dass Sie mehr Möglichkeiten haben, als sich auf lokale Mitarbeiter zu beschränken. Wenn Sie Ihren Horizont erweitern und sich für die Einstellung von Remote-Mitarbeitern entscheiden, werden Sie überall auf der Welt hervorragende Teammitglieder finden. Die A-Player, die Sie rund um den Globus einstellen, werden Ihrem Unternehmen sicherlich zum Wachstum verhelfen.
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Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten sind zufriedener
Tatsache ist, dass Mitarbeiter, die flexible Arbeitszeiten festlegen dürfen, glücklicher sind als diejenigen, die unter der Herrschaft der Uhr leben müssen. Sie haben tendenziell weniger familiäre Konflikte als ihre Kollegen im Büro.
Darüber hinaus sagen Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, dass es ihnen viel leichter fällt, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen. Es überrascht nicht, dass Ihre Mitarbeiter umso produktiver sein können, je zufriedener sie sind, was zu einem schnelleren Unternehmenswachstum und einer guten Unternehmensmoral führt.
Geringe Mitarbeiterfluktuation
Laut einer Studie aus dem Jahr 2017 würden 32 % der Menschen ihren Job kündigen, da sie nicht aus der Ferne arbeiten dürfen. Viele Unternehmen berücksichtigen diesen Umstand, da der Verlust eines Mitarbeiters und die Einstellung eines neuen Mitarbeiters mit erheblichen Kosten verbunden sind. Aus diesem Grund nutzen intelligente Unternehmen die Richtlinie zur Fernarbeit, um die Fluktuationsrate ihrer Mitarbeiter niedrig zu halten.
Geringer Overhead
Mit einem Team aus Remote-Mitarbeitern können Sie Ihre Gemeinkosten senken, indem Sie die Bürokosten senken. Jüngste Berechnungen zeigen, dass Unternehmen jährlich mehr als 500 Milliarden US-Dollar an Büromiete, Nebenkosten und Umsatz einsparen würden, wenn sie sich für einen Remote-Arbeitsplan entscheiden würden. Anstatt Geld für die Instandhaltung Ihres Büros auszugeben, können Sie es in Ihr Unternehmen investieren.
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Herausforderungen bei der Leitung eines Remote-Teams und wie man sie meistert
Kommunikationsprobleme
Wenn Sie ein Problem aus dieser Liste vorhersehen und beheben möchten, wählen Sie Kommunikation. Es ist die Ursache für fast jedes andere Managementproblem. Manager geben bei jedem Schritt eines Projekts oder einer Geschäftsinitiative die Richtung vor, daher müssen sie äußerst gut darin sein, die Strategie zu kommunizieren und zu verstehen, was innerhalb eines Teams passiert. Kommunikation ist für die meisten Teams der Schlüssel zum Erfolg. Es ist wichtig, den Input aller Mitglieder einzuholen und zu wissen, woran jeder arbeitet.
Wenn Teams remote arbeiten, ist es nicht immer einfach, eine offene Kommunikation zu fördern. Traditionelles E-Mail-Marketing scheint oft ein formelles Instrument zu sein, das keine schnellen Gespräche ermöglicht. Effiziente und effektive Kommunikation ist der Grundstein jeder funktionierenden Gruppe und besonders wichtig für Remote-Teams. Die Koordinierung virtueller Teammitglieder kann eine Herausforderung sein, und die Kommunikation kann für viele Unternehmen, die versuchen, Remote-Mitarbeiter erfolgreich zu steuern, ein großer Stolperstein sein.
Potentielle Lösungen
- Nutzen Sie kommunikationsbasierte technologische Werkzeuge. Instant Messaging, Chat und andere bidirektionale Kommunikationskanäle machen den Austausch von Problemen und möglichen Lösungen einfacher denn je.
- Halten Sie diese Kanäle offen und überwachen Sie sie den ganzen Tag über kontinuierlich. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem, eine Idee oder einen Gedanken hat, der mitgeteilt werden muss, sollten Sie für einen Remote-Mitarbeiter genauso ansprechbar und verfügbar sein wie für jeden anderen Mitarbeiter vor Ort.
- Nutzen Sie Projektmanagement-Software wie Hubstaff Tasks. Ein zentrales Tool zum Organisieren von Projekten und Aufgaben stellt sicher, dass alle, die auf dem Laufenden bleiben müssen, auf dem Laufenden bleiben. Sie können Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Kommentare hinzufügen, die Projektschritte in einer Checkliste skizzieren und vieles mehr.
- Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, so viel wie möglich über die Rolle zu klären: was erwartet wird, welche KPIs gemessen werden sollen, verfügbare Ressourcen usw. Es ist sehr wichtig, diese Dinge mit Ihren virtuellen Mitarbeitern zu klären, da diese kein anderes Medium haben, um solche Details herauszufinden.
- Ein praktischerer, aber möglicherweise zeitaufwändigerer Vorschlag besteht schließlich darin, nach jedem Treffen das Verständnis zu überprüfen. Bevor Sie zum Abschluss kommen, stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was seine nächsten Schritte sind, und prüfen Sie dann, ob diese übereinstimmen und ob die Interpretationen übereinstimmen. Dies ist in Remote-Teams, in denen Sie auf E-Mails, Chat und Anrufe angewiesen sind, sehr wichtig. Normalerweise verwalten Sie alle zusammen. Wichtige Details können leicht übersehen, übersprungen oder falsch interpretiert werden.
Terminschwierigkeiten
Die Arbeit mit einem Remote-Team bietet das Potenzial für eine höhere Produktivität, aber Manager müssen auch einige virtuell bedingte Ineffizienzen überwinden. Eine der schwierigsten Herausforderungen besteht beispielsweise darin, Mitarbeiter über mehrere Zeitzonen hinweg zu verwalten.
Erstens gibt es Tools, die Sie online verwenden können, um die Planung eines Anrufs, einer Videokonferenz oder eines Meetings mit Remote-Teams zu vereinfachen. Von einer einfachen Online-Umfrage, die ausgewählte Daten und Zeiten auflistet, die Teammitglieder auswählen können, bis hin zu Kalender-Apps und einer Vielzahl von Websites und kostenlosen Gastgebern, die die Verfügbarkeit der Teilnehmer bewerten, gibt es Möglichkeiten, die Planung eines Meetings weniger stressig zu gestalten. Es hilft auch, wenn die Zeitpläne der Teammitglieder flexibel sind, da einige Zeitzonen nicht gut mit den herkömmlichen Arbeitszeiten übereinstimmen.
Potentielle Lösungen
- Wenn sich alle Mitarbeiter treffen (per Telefon, Telefonkonferenz oder Videokonferenz), finden Sie einen Zeitpunkt, der in den Arbeitstag aller Mitarbeiter fällt. Dies könnte für einige das Erste und für andere das Ende des Tages sein.
- Wenn der Zeitunterschied die Koordination von Zeitplänen wirklich unmöglich macht, werden Sie kreativ. Zeichnen Sie beispielsweise Besprechungen für Mitarbeiter auf, die nicht live teilnehmen können. Auf diese Weise können sie sehen und/oder hören, was passiert ist.
- Sammeln Sie Feedback zu Besprechungen per E-Mail. Dies gibt jedem die Möglichkeit, mitzumachen; sogar diejenigen, die nicht dabei sein konnten, während es tatsächlich stattfand.
- Verwenden Sie E-Mail, um große und wichtige Ankündigungen wie Prozessänderungen, Unternehmensrichtlinien und andere wichtige Ankündigungen zu dokumentieren, die keine Besprechung erfordern, aber dennoch wichtig sind.
- Verwenden Sie eine Planungssoftware, die es Ihnen ermöglicht, Schichten für jedes Teammitglied zu planen und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn es in diesem Fenster nicht mit der Zeiterfassung begonnen hat. Sie erhalten außerdem E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Schicht abgebrochen oder ganz verpasst wird. So stellen Sie sicher, dass die Teams wie angekündigt arbeiten, und vermeiden Ausfallzeiten für Ihr Unternehmen.
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Verfolgung von Arbeit und Produktivität
Wissen Sie, wie viel Arbeit Ihr Remote-Team leistet und in welchem Tempo? Für viele Manager ist die Antwort auf diese Fragen unklar. Es ist schwer zu sagen, ob jemand unterausgelastet ist oder nicht seinen eigenen Beitrag leistet, wenn man nicht weiß, wie produktiv er ist. Aus diesem Grund müssen Remote-Manager Möglichkeiten schaffen, die Produktivität aller Mitarbeiter zu verfolgen. Dazu kann das Einrichten von Kennzahlen dazu gehören, wie viel Arbeit voraussichtlich jeden Tag erledigt wird. Das könnte so aussehen:
- Erstellen und Pflegen eines Unternehmensblogs.
- Planen Sie 20 Social-Media-Beiträge pro Stunde.
- 150 Kaltakquise pro Schicht.
Die KPI-Metriken, die Sie zur Bewertung der Produktivität von Remote-Mitarbeitern auswählen, sollten auch die gleichen Kriterien sein, die auch für Mitarbeiter im Büro verwendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass klare Erwartungen bestehen, unabhängig davon, wie und wo Ihr Team arbeitet.
Potentielle Lösungen
- Für Teammitglieder mit Kundenkontakt in Remote-Agenturen sollten Sie über ein System verfügen, das offene Kommunikationskanäle zwischen Ihnen, dem Kunden und dem Mitarbeiter gewährleistet. Wenn ein Kunde das Gefühl hat, dass ein Remote-Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt oder die erforderlichen Benchmarks nicht erfüllt, müssen Sie als Manager dies so schnell wie möglich erfahren.
- Wenn Sie Remote-Mitarbeiter verwalten, haben Sie viel weniger Einblick in die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird. Mitarbeiter müssen jederzeit wissen, was von ihnen erwartet wird, auch wenn Sie sich Sorgen um die protokollierten Stunden machen oder einfach nur am Endprodukt interessiert sind (unabhängig von der aufgewendeten Zeit).
- Sogar Remote-Teams können einige Regeln für die Arbeitsabwicklung umsetzen. Einige virtuelle Unternehmen bestehen darauf, dass ihre Mitarbeiter in einem Büro arbeiten, oder bieten an, für einen Coworking Space zu bezahlen, wenn der Mitarbeiter dort arbeiten möchte. Dies funktioniert gut, um eine ablenkungsfreie Arbeitsumgebung zu schaffen.
- Um Probleme zu vermeiden, ist es hilfreich, die Beiträge eines Remote-Mitarbeiters quantitativ zu bewerten. Wenn Sie mit der Arbeit in irgendeiner Weise unzufrieden sind, können Sie auf diese Weise genau erklären, warum. Dies macht es für den Mitarbeiter klarer und hilft ihm, sich so schnell wie möglich über die Erwartungen zu informieren.
- Nutzen Sie Software zur Mitarbeiterproduktivität, um ein optimales Gefühl dafür zu bekommen, was Ihr Remote-Team während des Arbeitstages macht. Abhängig vom System, das Sie verwenden, kann diese Plattform sogar zeitweise Screenshots bereitstellen, um Ihnen genau zu zeigen, an welchen Projekten gearbeitet wird und wie der Status ist. Dieses Tool liefert Ihnen unschätzbar wertvolle Daten und ermutigt Remote-Mitarbeiter, aktiv zu bleiben und sich an den Prioritäten des Unternehmens zu beteiligen.
Vertrauen aufbauen
Für Remote-Manager und Teammitglieder ist es schwierig, Vertrauen aufzubauen. Manager befürchten, dass die Arbeitnehmer ihre Arbeit nicht erledigen, während die Arbeitnehmer eine Reihe von Bedenken haben, unter anderem, ob sie pünktlich bezahlt werden. Transparenz kann dazu beitragen, Vertrauen für alle Beteiligten aufzubauen. Sie können dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen, indem Sie Folgendes transparent machen: Arbeitszeiten, Projekterwartungen, Gehaltssatz, Zahlungsfristen und Statusaktualisierungen von Projekten
Seien Sie in Bezug auf die Erwartungen ehrlich über die Arbeitsbelastung, die Sie für Ihre Auftragnehmer erwarten. Viele B2B-Marketingunternehmen sagen Freiberuflern, dass sie in den kommenden Monaten mit einem deutlichen Anstieg des Arbeitsaufwands rechnen können, auch wenn dies nicht der Fall ist. Solche Aussagen mögen zwar gut gemeint sein, aber sie könnten bei manchen Freiberuflern den Eindruck erwecken, sie seien betrogen worden. Möglicherweise haben sie aufgrund des Volumens sogar einen niedrigeren Tarif ausgehandelt und fühlen sich dann getäuscht, wenn es nicht klappt.
Potentielle Lösungen
- Mitarbeiter benötigen häufig Feedback, um Probleme frühzeitig zu beheben und zufriedene Top-Performer in ihrer Rolle zu werden. Stellen Sie sicher, dass alle Manager häufig Feedback geben, um etwaige Probleme, Hindernisse oder Herausforderungen anzugehen, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert sind. Dies wird den Managern helfen, Vertrauen zu den Teammitgliedern aufzubauen und ihnen die nötige Flexibilität zu geben, um virtuelle Teams zum Funktionieren zu bringen.
- Legen Sie Wert auf Videokonferenzen. Die Gesichter des anderen zu sehen ist das nächstbeste, als sich persönlich zu treffen.
- Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, nutzen Sie aber auch Zeiterfassungssoftware. Es sorgt dafür, dass jeder zur Rechenschaft gezogen wird, und kann den Teammitgliedern dabei helfen, sich in Bezug auf die geleisteten Arbeitsstunden sicher zu fühlen.
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Die Lösung?
Wie können SaaS-Führungskräfte und Unternehmen Mitarbeiter, die sich nicht im Büro befinden, effektiv unterstützen und verwalten? Da hilft die REMOTE-Formel. Ressourcen, Engagement, Motivation, Ziele, Vertrauen und Erwartungen sind das, woran Sie denken müssen, wenn Sie mit einem Team zusammenarbeiten oder es aus der Ferne entwickeln.
- Ressourcen: Besorgen Sie sich die richtigen Werkzeuge. Es gibt eine Fülle von Ressourcen für die Online-Zusammenarbeit, die in einigen Fällen speziell darauf ausgelegt sind, die Probleme der Fernarbeit zu lindern.
- Engagement: Nehmen Sie täglich Kontakt zu Ihren Remote-Mitarbeitern auf, so wie Sie es auch tun würden, wenn diese in einem Büro arbeiten würden. Sie müssen alle Gefühle der Isolation beseitigen. Kommunikation ist der Schlüssel und die Festlegung klarer Ziele und Ergebnisse ist wichtig für den Erfolg.
- Motivation: Das ist genau das Gleiche wie in einer Büroumgebung. Sie möchten nicht, dass Ihr Team langsam in die Pedale tritt und nur einen kleinen Prozentsatz seines vollen Potenzials einbringt. Wenn Sie Ihr Team dazu motivieren, Aufgaben zu erledigen, die es möglicherweise noch nie zuvor erledigt hat, können Sie die neu entdeckten Fähigkeiten besser nutzen, die Produktivität steigern und den Aufwand maximieren.
- Ziele: SaaS-Teamleiter sollten sich darauf konzentrieren, die Richtung über Ziele und nicht über Aktivitäten festzulegen. Versuchen Sie, sich nicht zu sehr mit Details zu beschäftigen, und wenn das Vertrauen in die Zielerreichung gering ist, wissen Sie, wann und wie Sie eingreifen und einen Weg finden müssen, den Bereich zu unterstützen, der eine Herausforderung darstellt.
- Vertrauen: Das ist ein großes Problem. Sie müssen Ihren Remote-Mitarbeitern vertrauen. Es beginnt damit, ob Sie ein Unternehmen mit hohem Vertrauen oder einem Unternehmen mit geringem Vertrauen sind. Eine Organisation mit hohem Vertrauen hätte ihren gerechten Anteil an Multiplikatoren. Das Unternehmen zeigt Empathie, Zusammenarbeit und erkennt seine Mitarbeiter als Menschen an, die Großes leisten. Eine Organisation mit geringem Vertrauen tendiert dazu, toxische Kulturen zum Ausdruck zu bringen und würde in den Teams Abschwächer haben. Meistens geht die Formalität über die Freundlichkeit hinaus.
- Erwartungen: Durch die Einführung einer Remote-Arbeitskultur überlassen Sie Ihren Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Arbeitsstruktur. Die Erwartungen an sie und die Arbeit, die sie für das Unternehmen leisten, müssen äußerst deutlich gemacht werden.
Abschluss
Die Debatte über Fernarbeit wird sich weiterentwickeln. Der Zweck dieses langen Beitrags besteht darin, SaaS-Unternehmen bei der Entscheidung für Wachstum und Skalierung zu unterstützen, aber eine Home-Office-Kultur ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Auch wenn die Bildung und Leitung eines Remote-Teams nicht einfach ist, ist es auf jeden Fall einen Versuch wert, wenn Sie über die nötigen Werkzeuge verfügen, um erfolgreich zu sein. Erstellen wir jetzt Ihr Remote-Team. Bitte teilen Sie uns Ihre Meinung im Kommentarbereich unten mit.
