Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen weiter: Die ultimative Checkliste für die Eventplanung [with A Concise Guide]
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Stellen Sie sich vor, Sie erleben den perfekten Tag im Jahr. Sie sind an einem mäßig sonnigen Tag mit angenehmem Wetter aufgewacht, gerade rechtzeitig, um den Morgentau zu beobachten. Sie wärmen sich eine schöne Tasse Kaffee auf, schnappen sich die Tageszeitung und stoßen den schönsten Toast Ihres Lebens aus. Lesen Sie die Zeitung, machen Sie sich bereit für die Arbeit, fahren Sie, ohne jemals wegen des Staus anhalten zu müssen. Sie erreichen Ihren Arbeitsplatz, sichern sich Ihren Lieblingsparkplatz und blicken positiv auf den bevorstehenden Tag. Sobald Sie eingreifen, bittet Sie Ihr Chef als Erstes, Ihnen die Verantwortung für die Planung der nächsten Firmenveranstaltung zu übertragen.
Tag ruiniert! Oder ist es? Ein häufiger Fehler von Firmenveranstaltungsplanern besteht darin, die Veranstaltung zu ernst zu nehmen. Versuchen Sie nicht, Ihren Chef zu beeindrucken. Das wird wahrscheinlich nicht der Fall sein, selbst wenn es Ihnen gelingt, Beyoncé dazu zu bringen, an diesem Abend aufzutreten. Sobald Sie diese harte Tatsache kennen, läuft die Planung einer Veranstaltung auf eine einfache Lebensregel hinaus: Einen kühlen Kopf bewahren. Da bei der Planung einer Veranstaltung die Zeit ein entscheidender Faktor ist, gehen wir mit unserer Checkliste/Ratgeber ans Werk. Machen Sie weiter und lesen Sie.
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Wähle ein Thema
Die Zeit drängt, also beginnen wir mit der Auswahl eines Themas. Ich verstehe, dass jede Veranstaltung mit einem Monster Hunter-Cosplay-Thema großartig wäre, aber dies ist eine Firmenveranstaltung. Bleiben Sie bei einem einfacheren Thema!
Leider werden die meisten Themes extrem überstrapaziert. Versuchen Sie, ein Thema zu finden, mit dem sich jeder identifizieren kann. Stellen Sie sicher, dass das Thema für die meisten Teilnehmer einfach ist. Stellen Sie eine Liste mit Ideen für ein Thema zusammen und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort: dem Verstehen des Publikums. -
Budget gut
Das Budget spielt eine entscheidende Rolle. Experimentieren Sie mit Ideen, wenn Sie über ein gutes Budget verfügen. Allerdings ist das normalerweise nie der Fall. Es ist selbstverständlich, dass unabhängig vom Budget ein Großteil davon in den Veranstaltungsort fließt. Ich würde empfehlen, satte 20–40 % Ihres Budgets für den Veranstaltungsort auszugeben. Je besser der Veranstaltungsort, desto erfolgreicher ist die Social-Media-Werbung der Veranstaltung. Standort verkauft.
Die Dekoration zu Ihrem Thema stellt der Veranstaltungsort im Endpreis zur Verfügung. Einige Veranstaltungsorte verfügen über feste Dekorationen, die möglicherweise gut zu Ihrem Thema passen. Informieren Sie sich sorgfältig über den Veranstaltungsort, bevor Sie ihn einrichten. Ist dies nicht der Fall, sollten 10-20 % für die Dekoration des Ortes ausgegeben werden. Ein wenig Kosteneinsparung bei der Dekoration sollte möglich sein und ist bei begrenztem Budget notwendig.
Aus dem verbleibenden Budget sollten Sie Geschenke, Essen und Unterhaltung einplanen. Diese drei werden später erklärt.
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Wählen Sie einen Veranstaltungsort aus und markieren Sie ihn im Kalender
Die Wahl eines guten Veranstaltungsortes ist das halbe Problem. Der nächste Aspekt ist das Einstellen des Datums. Versuchen Sie, Termine festzulegen, die nicht mit Festen, Tragödien oder Wochenenden kollidieren. Während es die Norm ist, Veranstaltungen auf das Wochenende zu verlegen, ist bei Großveranstaltungen eine allmähliche Verlagerung auf Wochentage, insbesondere Freitage, zu beobachten. Versuchen Sie, Ihre Veranstaltung nicht an einem Sonntag abzuhalten, da die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Sonntage die gewünschten Personen anlocken. Jeder verdient eine Pause vor der schrecklichen Realität, mit der er am Montag konfrontiert wird!
Samstage eignen sich hervorragend für Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen. An Samstagen ist bei Firmenveranstaltungen in der Regel ein größerer Andrang zu verzeichnen, und die „wichtigen“ Mitglieder der Menge sind in der Regel eher bei samstäglichen Veranstaltungen anwesend. -
Positionen ernennen
Versuchen Sie nicht, die gesamte Veranstaltung selbst durchzuführen. Wenn Sie alles selbst tun, stellen Sie zwar sicher, dass Sie die Kontrolle über das Ereignis haben, aber Sie werden wahrscheinlich nicht dem ganzen Druck standhalten. Lernen Sie, Personen zu benennen, die sich um verschiedene Aspekte der Veranstaltung kümmern. Ihre Aufgabe als Veranstaltungsplaner besteht darin, wichtige Aufgaben an andere Personen zu delegieren. Stellen Sie sicher, dass sie mit der Aufgabe, die ihnen für die Veranstaltung übertragen wird, relativ gut vertraut sind.
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Fördern und vermarkten
Der wichtigste Teil jeder Firmenveranstaltung, an der Personen außerhalb der Organisation beteiligt sind, ist das Marketing. Eine richtig vermarktete Veranstaltung kann viel Aufsehen erregen und große Aufmerksamkeit erregen. Dies trägt zur Verbesserung Ihres Markenimages bei. Nehmen Sie das Beispiel Tesla. Im Gegensatz zu anderen Unternehmen vermarktet und bringt es seine Autos immer zwei Jahre vor der Veröffentlichung auf den Markt (der aktuelle CyberTruck).
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Vergiss das Essen nicht
Das ist mein Lieblingsteil der meisten Veranstaltungen. Das Essen ist oft ein überstürzter Aspekt des Veranstaltungsmanagements, und ich glaube, das ist ein großer Fehler. Bei so vielen gut organisierten Veranstaltungen wird auf ein gutes Essensbudget verzichtet, sodass am Ende minderwertiges Essen angeboten wird.
Sie müssen keine teure Gourmetküche anbieten, aber gutes Essen ist keine Herausforderung.
Gutes Essen sollte bei einer Veranstaltung keine Herausforderung darstellen. Legen Sie ein Budget dafür fest und stellen Sie sicher, dass Sie nicht daran sparen. Delegieren Sie diese Aufgabe an den Feinschmecker in Ihrer Organisation. Sie werden es schaffen, den richtigen Caterer zu finden. Veranstaltungen sind ohne Geister unvollständig, also binden Sie einige davon ein, wo Sie können. Versuchen Sie, sie mild zu halten und sicherzustellen, dass sie von relativ höherer Qualität sind.
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Setzen Sie das Rampenlicht
Die Unterhaltung während der Veranstaltung ist ein weiterer Aspekt der Veranstaltung, den Sie an jemanden mit Bezug zur Veranstaltung delegieren sollten. Unterhaltung ist ein Bereich, bei dem viele Firmenveranstaltungen sowohl zu viel als auch zu wenig ausgeben. Die Tarife in der Unterhaltungsbranche sind nicht standardisiert und Entertainer übertreiben ihre Preise für Unternehmen.
Halten Sie sich an Ihr Budget und vermeiden Sie eine zu starke Einbindung des Publikums in die Bühne und ins Rampenlicht. Es ist oft kontraproduktiv. -
Geben Sie eine Reiseroute an
Wenn Sie sich für die Unterhaltung entschieden haben, erstellen Sie einen Reiseplan und verteilen Sie ihn an Ihre Partygäste. Sie können dies auch in den Flyer/die Einladung zur Party aufnehmen. Durch die Bereitstellung eines Reiseplans können Ihre Zuhörer/Gäste ihren Besuch entsprechend planen.
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Holen Sie es vor die Kamera und schmücken Sie Ihre sozialen Medien
Firmenveranstaltungen sind Marketingmöglichkeiten und eine Möglichkeit, Ihre Kultur zu präsentieren. Eine gute Veranstaltung ist eine großartige Möglichkeit, das Markenimage zu stärken und Ihre sozialen Medien zu füllen. Ein gut erfasstes Ereignis hilft Ihnen YouTube, Instagram, Facebook, und LinkedIn-Konten gewinnen den dringend benötigten Anklang. Warum sollten Sie diese Gelegenheit verpassen wollen? Tue es. Beauftragen Sie den besten Kameramann, den Sie finden können. Erhalten Sie einige köstliche Klicks und sorgen Sie dafür, dass die Menschen die von Ihrem Unternehmen organisierten Veranstaltungen schätzen. Es wird Ihnen, dem Veranstaltungsplaner, ein Dankeschön von höchster Stelle einbringen.
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Ein kleines Geschenk der Wertschätzung
Bei jeder Firmenveranstaltung muss es ein Werbegeschenk mit Ihrem Markenlogo geben. Nennen Sie es eine Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass sich Ihre Teilnehmer daran erinnern. Wenn die Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter gedacht war, können Sie diesen Schritt überspringen. Wenn es sich jedoch um eine tatsächliche Firmenveranstaltung handelte, stellen Sie sicher, dass Sie ein Geschenk zur Hand haben.
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Vergiss das Ziel nicht
Der Veranstaltungsplaner, bei dem Sie bei der Bewältigung der oben erwähnten riesigen Checkliste oft den Überblick verlieren. Es ist wahrscheinlich, dass Sie unterwegs einige Dinge vergessen oder Aufgaben an andere delegieren. Was auch immer Sie tun, achten Sie darauf, dass Sie das ursprüngliche Ziel nicht vergessen. Jede Firmenveranstaltung hat ein Ziel, sei es eine Mitarbeiterbelohnung, Produktwerbung oder einfach eine Machtdemonstration. Was auch immer es sein mag, das Endziel entscheidet darüber, wie alles andere erledigt wird. Viel Glück bei dem Ereignis, das der Chef auf Ihren Schultern hinterlassen hat!
Die Analyse des potenziellen Publikums ist der erste Schritt, um ein gutes Thema für Ihre Veranstaltung zu finden. Verständlicherweise haben Sie ein Mitspracherecht bei der Gestaltung des Veranstaltungsthemas. Allerdings sollte ein Veranstaltungsplaner immer klug genug sein, zu verstehen, dass die Veranstaltung für das Publikum gedacht ist.
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